La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente
La administración de instituciones educativas es un proceso bastante complejo porque requiere trabajar con gran cantidad de información y variados subprocesos: Admisiones, sueldos, contabilidad, facturación… De allí que es muy conveniente contar con herramientas tecnológicas que aligeren y organicen esta gestión.
Llevar adelante la gestión y control de las múltiples tareas que se llevan a cabo en este tipo de organización de manera tradicional o manual se traduce a un conjunto de graves y desagradables problemas
¿Cuáles son las características de una gestión tradicional en la administración de instituciones educativas que derivan en problemas de tipo administrativo?
Uno de los problemas que encaran los centros educativos en su administración tiene que ver con la gestión fragmentada de las diferentes tareas logísticas, contables, financieras, educativas, comerciales… que se llevan a cabo en cada una de las áreas o departamentos.
Esta gestión fragmentada en la administración de instituciones educativas es la responsable especialmente de que la información no llegue a tiempo o al sitio donde debería llegar.
Asimismo, conlleva a que se pierda mucha e importante información. Por otro lado, los datos son tan abundantes y variados que el análisis de los mismos resulta difícil.
Ante este complejo escenario organizacional donde los empleados y usuarios no pueden localizar o acceder a la información necesaria, las áreas y departamentos se hacen anacrónicos y disfuncionales, repercutiendo esto gravemente en la eficiencia de la institución.
Son muchos los requerimientos administrativos y legales que impulsan a las instituciones educativas a buscar soluciones integrales que les permitan lograr dos propósitos fundamentales: 1) Cumplir con sus funciones educativas y 2) mantenerse económicamente estables.
Entre estos requerimientos por un lado están los propios de los organismos de control educativo y por otro lado están aquellos que impulsan a llevar una gestión administrativa contable organizada y transparente.
Ejemplos de estos requerimientos es el uso obligatorio de factura electrónica, la automatización de emisión de cuotas, presentación de estados de cuenta, entre otros.
Atender a tales requerimientos con un sistema administrativo tradicional y manual es prácticamente imposible.
Igualmente es inviable que en la administración de la institución se gestionen y controles subprocesos ligeramente automatizados (por ejemplo, sueldos) cuando otros son gestionados de manera manual. Esto conlleva a una mayor desorganización.
Muchos de los problemas por los que atraviesan las instituciones educativas que no dinamizan su gestión administrativa a través de soluciones integrales no solo están relacionados con su funcionamiento sino también con su proyección y consolidación en el tiempo.
Sencillamente las instituciones con este desfase administrativo tienden a la demora en los cumplimientos legales, lo cual les acarrea muchos inconvenientes con las autoridades educativas. Pero además, como desconocen a cabalidad su estado económico y financiero no pueden planificar mejoras o el desarrollo de nuevos programas.
¿Cómo las herramientas tecnológicas de gestión administrativa pueden optimizar el funcionamiento de las instituciones educativas?
Las organizaciones educativas requieren de una solución integral. Una herramienta automatizada que tome en cuenta todos los procesos administrativos que se llevan a cabo en la institución. Desde un proceso de inscripción automatizado del alumno, pasando por el proceso de resguardo y sincronización de información o la interacción con bancos y entes de cobro, hasta la emisión de reportes.
En otras palabras, estas organizaciones requieren de una solución informática que integre todos los procesos, de manera que se pueda gestionar, controlar y emitir la información de la manera más confiable y en el menor tiempo posible.
Dicha solución está orientada a mejorar la productividad de los procesos de la institución de forma óptima, ágil y sencilla, permitiendo que se reduzca el tiempo empleado en cada tarea.
Es importante que este software se ajuste a las normas argentinas, previendo los cambios legales que periódica o circunstancialmente se producen, así como a las políticas de tu organización de forma rápida y segura.
¿Cuales son los beneficios que obtienen las instituciones educativas que implementan herramientas tecnológicas integrales a su gestión administrativa?
Básicamente se trata de aumentar la calidad de los procesos administrativos, financieros y logísticos que se llevan a cabo.
Uno de los beneficios es la tranquilidad de responder a la reglamentación de factura electrónica para dar un paso hacia la globalización de documentos.
Otro importante beneficio es el cumplimiento de las obligaciones fiscales en el tiempo convenido, a la vez que se reduce el elevado coste económico.
Por otro lado, contribuye en una reducción importante de pérdida de tiempo dedicada a tareas administrativas, a su vez que propicia una buena comunicación e información entre el personal y los usuarios.
