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La historia de Nora

Nora trabaja desde los veitinueve años en la administración del colegio Sagrado Corazón.

Desde chica tuvo facilidad para los números pero sobre todo para el orden. Esto es lo que más destacan sus compañeros cuando se les pregunta sobre el trabajo de Nora en el colegio.

El orden es fundamental en la administración y mantenerlo no es fácil cuando se trabaja con unos cien cargos y unas seiscientas familias.

Nora tiene alrededor de cincuenta años (no preguntamos) y sigue con las mismas ganas de trabajar que cuando empezó. Se casó con un profesor de historia que conoció en la administración. Todos los meses, cuando los docentes pasaban a cobrar o a firmar la planilla mecanizada, él tardaba un poco más que el resto y ella siempre tenía alguna aclaración importante que hacerle. Así se conocieron y hoy tienen una hija y un nieto.

Cuando hace tres años conocimos a Nora, nos recibió con un mate, nos contó sobre su vida y se encargó de dejar en claro un asunto: ella no quería cambiar su forma de trabajar, ni que le desordenen sus cosas.

Se le habían atrasado los cobros de varios alumnos y había cometido pequeños errores en algunas de las presentaciones ante la provincia y según supimos después, esto le había afectado bastante. Su orden, su método de trabajo, nunca le fallaba; ella nunca había estado tan desordenada. Pero eran demasiadas cosas, nos dijo.

Así que nos dedicamos a escucharla. Nos acoplamos a ella, aprendimos sus modos. Nos mostró la carpeta verde con los “papeles del seguro” y nos explicó cómo tomaba nota de los pagos de los alumnos en una planilla que le armó la profesora de computación. Antes lo hacía a mano, en unas planillas de caja que fotocopiaba y después transcribía al cuaderno de aranceles.

Y ahí conectamos. Ahí encontramos la forma en que Nora se iba a sentir más cómoda para comenzar la transición al nuevo sistema: nuestro módulo de caja es exactamente lo que ella hacía en sus fotocopias, con la ventaja de que de los saldos y cuentas se ocuparía el sistema. Se lo explicamos, se lo mostramos y vio que ya entendía todo lo que necesitaba para empezar.

Hoy el colegio está al día  en sus presentaciones. Nora no necesita archivar tantos papeles como antes y el orden en su oficina se mantiene intacto. Nos alegra mucho conocerla y habernos enterado por experiencia propia de que además de todo es especialista en bocaditos de chocolate.

¡Gracias Nora!

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Apuntes de la Primera Jornada Caldén

Organizada por Solinte.net y con el auspicio e invitación de PROME.

Compartimos con ustedes un breve resumen de lo que fue la Jornada Caldén que organizamos desde Solinte para todos los colegios de la zona de Bahía Blanca y que se realizó la mañana del 31 de octubre de 2019. Agradecemos a las treinta y tres personas que se acercaron y participaron representando a sus instituciones, a la Jefatura Regional de Diegep Región 22 y a JUREC Bahía Blanca por extender la convocatoria  a los colegios de la zona.

La temática resultó ser la verdadera convocante. Tuvimos la fortuna de encontrar durante el tiempo de gestación de la idea de Caldén, qué temas podían ser útiles a las instituciones con las que trabajamos habitualmente. Es un sector que conocemos y por la naturaleza de nuestros servicios solemos ser destinatarios de preocupaciones ajenas a nuestras posibilidad de resolución.

Por eso cuando detectamos que algún tema puede ser útil intentamos acercar una propuesta, aunque no tenga nada que ver con nosotros directamente, pero sí con el bienestar de la institución con la que estamos trabajando.

Los temas fueron:

  • Comunicación Interna en las Instituciones Educativas
  • Equipos de Orientación como Dispositivos de Salud
  • Fuentes Confiables de Información y Normativas
  • Novedades y Espacio de Consulta

Como queríamos asegurarnos de que el contenido del encuentro sea realmente útil para las instituciones participantes, convocamos a referentes expertos en cada área, respaldados por las organizaciones en las que trabajan, a quienes desde ya queremos agradecer por sumarse a esta primera jornada:

  • Carrera de Licenciatura en Comunicación. Facultad de Ciencias Sociales, UNISAL Universidad Salesiana.
  • Criança Equipo de Salud Infanto-Juvenil
  • SIL Editorial Sistema de Informes Laborales

Comunicación Interna en las Instituciones Educativas

Les dejamos a continuación un brevísimo resumen de la primera charla, a cargo de Diego García, Mg. en Gestión de la Comunicación en las Organizaciones, Director de la carrera de Licenciatura en Comunicación de la Facultad de Ciencias Sociales de UNISAL (Universidad Salesiana).

La exposición comenzó con una idea respecto a la Comunicación en general:

Tenemos que comunicar ANTES. La preocupación por comunicar no puede ser una respuesta a hechos consumados.

Es imprescindible para las organizaciones generar conversaciones, que son las dinámicas que apuntalan la comunicación.

Nos refirió brevemente que a partir de la aparición en muy poco tiempo de la computadora personal, internet y luego los teléfono inteligentes llegamos a que hoy la información circula principalmente por el teléfono celular, por las redes sociales y cada vez más en formato audiovisual.

A continuación se planteó un análisis de la Identidad de las instituciones convocadas:

  • Somos Escuela
  • De Gestión Privada
  • Con características propias (por geografía, por creencias religiosas, por sistema de educación, etc.)

Nos explicó Diego que partir de la identidad de las instituciones es fundamental para gestionar la comunicación de forma correcta. De cada uno de estos puntos hizo un análisis que daba sentido a lo que es la institución.

Esta Identidad difiere de la Imagen que se tiene de la escuela, y puede ser diferente a su vez de la Reputación de la misma, y al llegar a este punto nos explica que el objetivo último de la gestión de la comunicación es ayudar a generar y preservar el activo más valioso de una organización: la CONFIANZA.

Al vincularse y habilitar la conversación con docentes, padres, alumnos, comunidad educativa, etc. apostamos a fortalecer esa confianza, que se sustenta tanto lo que definimos en el Ideario, el discurso como en la existencia de esos canales de conversación que activamente buscamos sostener y facilitar.

Nos dejó una herramienta muy sencilla para comenzar a pensar (y periódicamente repensar) en nuestra gestión de la comunicación en la escuela, la técnica se llama Mapeo de Públicos y la herramienta es una planilla de apenas tres columnas que luego de pensarlo un poco se nos presenta como una práctica evidentemente fundamental. El ejemplo que utilizó para presentarla fue el siguiente:

Quién Para Qué Cómo
Docentes Convocar a una reunión Grupo de WhatsApp
Estudiantes Invitar a una actividad en el barrio Visita a las aulas

Así con cada ‘Quién’ y ‘Para Qué’ nos obligamos a buscar las mejores alternativas y dejar planteada una como la elegida para el caso. Esa búsqueda de ser posible debe hacerse en conjunto con la otra parte, por ejemplo preguntando a los docentes cómo les parece que puede ser una vía práctica para comunicar una reunión.

Hasta aquí el resumen de la charla sobre comunicación interna en los colegios.

Queremos aclarar que este resumen no hace justicia a la exposición en la jornada de este tema. Durante más de cuarenta minutos estuvimos atentos a Diego García que fue sumamente ameno y claro, abundando en ejemplos específicos de instituciones educativas.

Equipos de Orientación como Dispositivos de Salud

Luego vinieron las exposiciones de las profesionales de Criança Equipo de Salud Infanto-Juvenil, que explicaron cómo es la modalidad que están implementando en las escuelas en donde trabajan de manera conjunta a las autoridades y equipos la salud de los estudiantes con una visión multidisciplinaria y coordinada, tal cual lo hacen con los casos que atienden en sus consultorios.

Es interesante poder conocer la propuesta ya que plantea alternativas sobre todo para instituciones que por su tamaño o alcance no pueden contar con el servicio de orientación escolar que les gustaría brindar. Son un grupo de profesionales que hace diez años acompañan el desarrollo desde abordajes interdisciplinarios comprometidos con LAS infancias y adolescencias actuales. Destacamos la variedad de especialidades que componen el equipo: Pediatría, Psicopedagogía, Psicología, Trabajo Social, Musicoterapia y Fonoaudiología.

Agradecemos a las Licenciadas María Belén Arceo, María Lucía Antoine, María Florencia Marini y Flavia Diribarne por presentar una propuesta tan interesante que despertó una conversación muy rica luego de la exposición, con curiosidad y entusiasmo por parte de varios de los presentes para aplicar en su propia institución.

Fuentes Confiables de Información y Normativas

Continuó la jornada con un pequeño descanso a cargo del Buffet La Piedad, durante el cual no sólo compartimos un café y cosas ricas con los presentes, sino que se propició el momento de intercambio de consultas e ideas respecto a la realidad compartida desde las escuelas.

Al momento de retomar con el temario la gente de la Editorial SIL nos planteó una verdad con la que siempre nos chocamos: no es suficiente Google para estar al día en normativas y novedades. Nos contaron de su nuevo producto Módulo Escuelas, que desarrollaron específicamente para la provincia de Buenos Aires, y que ya tienen planes de ampliar a nuevas regiones.

De la descripción de su trabajo vemos que vienen a llenar un espacio que colegas suyos y asociaciones en todo el país suelen desestimar, o que no alcanzan a entender su carácter imprescindible: poder tener con quién hablar ante una consulta por una normativa, su vigencia, su aplicación, su estado de publicación, etc…  La atención personalizada y la pronta respuesta fueron los datos destacados, más allá del trabajo ‘invisible’ de la editorial que hace recopilando y manteniendo las bases de datos de todos sus clientes con la información precisa y al día.

Novedades y Espacio de Consulta

Para cerrar la jornada continuamos con un espacio de novedades, en donde nuestra propia Mónica Paniagua hizo apresurar a quienes atentos tomaban apuntes, en su intento por aprovechar al máximo el caudal de datos de aplicación concreta e inmediata en las administraciones de sus propios colegios. Desde un pantallazo de la actualidad de los convenios y estatutos hasta fechas claves para compensaciones, bonos, etc. Todo con la claridad que se agradece tanto en temas por demás técnicos y específicos de la actividad.

Agradecimiento y participación destacada

A todos los que participaron y a los expositores les agradecemos y contamos con ustedes para las próximas Jornadas Caldén, que se harán durante la primera mitad del año próximo.

Desde el equipo de Solinte Servicios y Sistemas queremos agradecer a Juan Carlos Aliata por sus gestiones en nombre de PROME para hacer que la convocatoria sea exitosa. Especialmente queremos agradecerle por haber convocado a la Licenciada Andrea Lambert del Colegio Millaray de Neuquén, y a ella a su vez por haber compartido con nosotros su visión de la Educación de Gestión Privada como complemento de la Gestión Pública, a través del prisma de su experiencia como Secretaria de Educación Privada de su provincia durante dos periodos.

Datos de los expositores

A continuación les dejamos los datos de contacto compartidos por los expositores:

Mg. Diego García: comunicación.dir@unisal.edu.ar

Criança Equipo de Salud Infanto-Juvenil: crianca.equipo@gmail.com o en Facebook: Criança Equipo de Salud Infanto Juvenil

Editorial SIL: sil@sil.com.ar o en el sitio del módulo: https://solinte.net/sil/

Solinte Sistemas y Servicios: hola@solinte.net o en https://solinte.net

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Esto pasa en Contalix el 2019/09/09

No te pierdas las novedades para tu estudio: contalix.com.ar.

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Tu nuevo portal de cuentas

Mejor apariencia y administración simplificada

Mejoramos la experiencia del usuario final y del usuario administrador a la hora de interactuar y configurar el portal de cuentas.

Ahora es más fácil identificar los pasos dados y pendientes para la correcta y completa configuración del portal con un diseño de paneles, mucho más intuitivo.

Además mejoramos el diseño de los portales, con un mejor acceso a la información de contacto y a los formularios de interacción con la administración.

¡Esperamos sus comentarios y sugerencias!

Gracias por trabajar con Solinte.

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Expertos

En la actualidad las comunidades de usuarios son fuente de muchas nuevas ideas y discusiones. Queremos propiciar un lugar ameno de consulta e interacción en donde los participantes pueden tener una pregunta que hacer, y descubrir que alguien ya la resolvió de una manera que no se les había ocurrido, o confirmar que están bien encaminados. O, en el mejor de los casos, colaborar con un comentario o una respuesta que será agradecida por quien consulta y el resto de la comunidad.

Además en estas comunidades es muy importante dar tu opinión, podés votar en más o en menos cada pregunta, cada respuesta, cada comentario, ayudando a que lo más relevante se destaque, a que sea más fácil para todos filtrar las cosas por el valor que le otorga la comunidad.

Invitamos a todos/as los usuarios y amigos a participar de la comunidad que de a poco va tomando forma en https://solinte.net/expertos

La idea es sostener un lugar de libre acceso para aquellos que tienen dudas puntuales sobre los temas que solemos tratar. Invitá a participar a tus contactos que creas que se pueden beneficiar o que pueden dar una mano.

Estas son algunas de las últimas preguntas en expertos. Si ves que se te ocurre una respuesta mejor, o si te sirve alguna de las respuestas que se encuentran allí, ¡bienvenido/a! ¡Y votá!

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preguntado hace 3 días en Sueldos
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preguntado por anónimo hace 5 días
1 respuesta 15 visitas
preguntado hace 1 semana en Sueldos
preguntado por Colaborador (120 puntos) hace 2 meses

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Factura Electrónica. ¿Tu organización está preparada?

Entró en vigencia el Régimen de Factura Electrónica en Argentina ¿Tu organización está preparada?

Siguiendo la tendencia global y regional que ya se ha implementado en muchos países, entró en vigencia en Argentina el régimen de factura electrónica. Para su implementación las organizaciones deben cumplir con algunos estándares dispuestos en las normas publicadas por la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). Sin embargo, esto conlleva a preguntar ¿Están las instituciones educativas preparadas para implementar este tipo de facturación?

Aunque puede que haya quienes aleguen esta implementación como un costo engorroso que deberán cubrir las organizaciones, los beneficios que aportará la adopción de esta documentación digital no solo implica una mayor recaudación fiscal, sino que además conlleva una serie de beneficios para las organizaciones contribuyentes.

En este particular, es importante comprender los beneficios que genera el uso de factura electrónica para así entender por qué las organizaciones deben hacer un esfuerzo para su implementación.

¿Cuáles son los beneficios que ofrece el régimen de factura electrónica?

Uno de los principales beneficios está relacionado con la reducción de costos, principalmente debido a los gastos correspondientes a  impresión, distribución y almacenamiento. 

Específicamente, este tipo de facturación utilizará un soporte no físico que hará innecesario el uso de papel, tinta, carpetas o medios de envío para la producción y manejo de este documento.

Desde el punto de vista del ahorro de papel puede considerarse esta nueva obligación fiscal además como una medida ambientalista, ya que permitirá reducir la cantidad de árboles que son destinados a la elaboración de pulpa de papel.

Respecto al manejo, cabe señalar que al tratarse de un soporte digital este documento podrá ser transmitido o enviado con un bajo costo a una gran cantidad de personas y sin importar la distancia. Un acción que ayudará al trabajo colaborativo entre las distintas áreas de la organización.

Otro importante beneficio tiene que ver con los requerimientos de espacio destinado al almacenamiento de la información. Esto comprendiendo que debido a la cantidad de agentes participantes, así como los procesos involucrados, esta tiende a ser bastante voluminosa y requiere de un área espaciosa y mobiliario.

En otras palabras, la inmaterialidad de este tipo de factura permitirá darle otro uso al espacio físico que era normalmente destinado al almacenamiento.

Igualmente el manejo de los archivos y la gestión administrativa se verán mejorados con el uso de facturas electrónicas, puesto que con la misma se sincronizan bases de datos que aligerarán la localización, consulta y entrega de información relacionada.

En fin, son muchos los beneficios que supone la implementación de este nuevo tipo de facturación.

Ahora bien, ¿Qué necesitan estas organizaciones, principalmente las instituciones educativas, para implementar la factura electrónica y obtener estos beneficios?

Para atender al cumplimiento de esta nueva obligación fiscal las organizaciones educativas deben en primer lugar automatizar sus procesos administrativos. 

La entrada en vigencia de este nuevo régimen fiscal de facturación requiere fundamentalmente de un software adaptado a las normas y estándares de la AFIP que permita generar dicho documento en formato electrónico.

En esencia, dicho software de gestión administrativa debe estar facultado para generar las facturas de las actividades comerciales con un código CAE (código de autorización electrónico) para que el mismo tenga validez ante la AFIP.

Otro importante requisito que debe llenar el software de gestión utilizado para generar la factura electrónica es su integralidad.

Dicha herramienta tecnológica debe tratarse de una solución integral que no solo genere este documento sino que además comprenda diversos módulos donde el mismo pueda ser procesado dentro de las diferentes tareas administrativas: contabilidad, sueldos, cuentas por cobrar…

Precisamente con la adopción de un sistema con capacidad de integración es que podrán apreciarse mejor los beneficios que brinda a las instituciones educativas el cumplimiento de la disposición legal de la AFIP respecto a uso obligatorio de la facturación electrónica.

Por ejemplo, ahora resultará más fácil contabilizar las facturas, ahorrándose un tiempo valioso en ello. Esto implica además que podrán disponer en menor tiempo y con mayor detalle de la información financiera que la administración necesita para asumir determinadas iniciativas.

En definitiva, la entrada en vigencia de la factura electrónica retribuye importantes beneficios a las organizaciones contribuyentes. Pero en el caso de las instituciones educativas esta obtención de beneficios dependerá de la integralidad del software de gestión administrativa utilizado.

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La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente

La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente

La administración de instituciones educativas es un proceso bastante complejo porque requiere trabajar con gran cantidad de información y variados subprocesos: Admisiones, sueldos, contabilidad, facturación… De allí que es muy conveniente contar con herramientas tecnológicas que aligeren y organicen esta gestión.

Llevar adelante la gestión y control de las múltiples tareas que se llevan a cabo en este tipo de organización de manera tradicional o manual se traduce a un conjunto de graves y desagradables problemas

¿Cuáles son las características de una gestión tradicional en la administración de instituciones educativas que derivan en problemas de tipo administrativo?

Uno de los problemas que encaran los centros educativos en su administración tiene que ver con la gestión fragmentada de las diferentes tareas logísticas, contables, financieras, educativas, comerciales… que se llevan a cabo en cada una de las áreas o departamentos.

Esta gestión fragmentada en la administración de instituciones educativas es la responsable especialmente de que la información no llegue a tiempo o al sitio donde debería llegar.

Asimismo, conlleva a que se pierda mucha e importante información. Por otro lado, los datos son tan abundantes y variados que el análisis de los mismos resulta difícil.

Ante este complejo escenario organizacional donde los empleados y usuarios no pueden localizar o acceder a la información necesaria, las áreas y departamentos se hacen anacrónicos y disfuncionales, repercutiendo esto gravemente en la eficiencia de la institución.

Son muchos los requerimientos administrativos y legales que impulsan a las instituciones educativas a buscar soluciones integrales que les permitan lograr dos propósitos fundamentales: 1) Cumplir con sus  funciones educativas y 2) mantenerse económicamente estables. 

Entre estos requerimientos por un lado están los propios de los organismos de control educativo y por otro lado están aquellos que impulsan a llevar una gestión administrativa contable organizada y transparente.

Ejemplos de estos requerimientos es el uso obligatorio de factura electrónica, la automatización de emisión de cuotas, presentación de estados de cuenta, entre otros.

Atender a tales requerimientos con un sistema administrativo tradicional y manual es prácticamente imposible.

Igualmente es inviable que en la administración de la institución se gestionen y controles subprocesos ligeramente automatizados (por ejemplo, sueldos) cuando otros son gestionados de manera manual. Esto conlleva a una mayor desorganización.

Muchos de los problemas por los que atraviesan las instituciones educativas que no dinamizan su gestión administrativa a través de soluciones integrales no solo están relacionados con su funcionamiento sino también con su proyección y consolidación en el tiempo.

Sencillamente las instituciones con este desfase administrativo tienden a la demora en los cumplimientos legales, lo cual les acarrea muchos inconvenientes con las autoridades educativas. Pero además, como desconocen a cabalidad su estado económico y financiero no pueden planificar mejoras o el desarrollo de nuevos programas.

¿Cómo las herramientas tecnológicas de gestión administrativa pueden optimizar el funcionamiento de las instituciones educativas?

Las organizaciones educativas requieren de una solución integral. Una herramienta automatizada que tome en cuenta todos los procesos administrativos que se llevan a cabo en la institución. Desde un proceso de inscripción automatizado del alumno, pasando por el proceso de resguardo y sincronización de información o la interacción con bancos y entes de cobro, hasta la emisión de reportes.

En otras palabras, estas organizaciones requieren de una solución informática que integre todos los procesos, de manera que se pueda gestionar, controlar y emitir la información de la manera más confiable y en el menor tiempo posible. 

Dicha solución está orientada a mejorar la productividad de los procesos de la institución de forma óptima, ágil y sencilla, permitiendo que se reduzca el tiempo empleado en cada tarea.

Es importante que este software se ajuste a las normas argentinas, previendo los cambios legales que periódica o circunstancialmente se producen, así como a las políticas de tu organización de forma rápida y segura.

¿Cuales son los beneficios que obtienen las instituciones educativas que implementan herramientas tecnológicas integrales a su gestión administrativa?

Básicamente se trata de aumentar la calidad de los procesos administrativos, financieros y logísticos que se llevan a cabo.

Uno de los beneficios es la tranquilidad de responder a la reglamentación de factura electrónica para dar un paso hacia la globalización de documentos.

Otro importante beneficio es el cumplimiento de las obligaciones fiscales en el tiempo convenido, a la vez que se reduce el elevado coste económico.

Por otro lado, contribuye en una reducción importante de pérdida de tiempo dedicada a tareas administrativas, a su vez que propicia una buena comunicación e información entre el personal y los usuarios.

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Contacto Directo a la Administración

Atención:

Ya es posible habilitar el Formulario de Contacto directo desde el portal de cuentas. De esta manera los usuarios podrán enviar un mensaje a la administración de manera directa, sin que se exponga la dirección de email de la administración.

Además, desde el momento en que se configura un email (o varios) se envían al mismo los avisos de Informes de Pago generados por los titulares de roles desde el portal de cuentas de la sucursal.

Para habilitar esta opción basta habilitar la opción “Formulario de Contacto” desde el panel de administración del portal, y agregar tantas direcciones de destino como quieran.

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Plataforma de novedades para liquidadores

En Solinte sabemos que las organizaciones pueden ser más eficientes si tienen las mejores herramientas.

Queremos contarles que abrimos el acceso a nuestra propia  plataforma de carga de novedades para la liquidación de sueldos.

Desde la misma los usuarios designados pueden cargar las novedades a tener en cuenta en la próxima liquidación de sueldos. Quienes liquidan obtienen en un formato estandarizado para cada tipo de novedad los datos necesarios.

Es fácil de configurar para cualquier tipo de novedades y carga de datos.
Facilita la comunicación y evita errores por datos faltantes o mal pasados.

Se puede repreguntar sobre cada novedad sin mezclar conversaciones, haciendo un seguimiento de cada tema, de cada novedad.

Quienes estén interesados en conocer más sobre esta plataforma envíen su consulta desde https://solinte.net/contacto.

Muchas gracias!

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Acceso Remoto Solinte

Nuevo programa destinado para los técnicos y usuarios Solinte, con el que pueden acceder a pcs de manera Remota.

Para acceder al programa clic menú :
Solinte.net>Acceso  Remoto…

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