Menú Cerrar

Cada cosa en su lugar : devengando

Una de las principales ventajas de una registración completa es la posibilidad que tendremos de analizar los datos sobre operaciones pasadas, y ya que estos datos pretenden ser un reflejo de la realidad tendremos una fuente de información sobre la actividad económica y financiera de nuestra empresa, obra, sucursal.

Para poder lograr una buena lectura resulta imprescindible una buena técnica de registración, o pensando en términos literarios (por qué no?) la capacidad de contar una historia de una manera que resulte entendible y útil.

Llegando al tema que nos convoca: cuando devengamos un gasto o un ingreso (ya hablaremos de prudencia) lo que hacemos en definitiva es preparar el terreno para el descenlace del pago o el cobro diciendo algo así: – esta factura de gas que voy a pagar en abril corresponde en realidad al bimestre de febrero-marzo. O también: – este ingreso por cuota que todavía NO COBRÉ lo registro en el mes de la cuota correspondiente, y cuando lo cobre registraré sólo eso.

Es que en realidad podemos leer más de una historia de un mismo balance, una de las cuales puede ser la historia económica y otra la historia financiera. Al devengar correctamente estamos separando las dos tramas, estamos contando mejor qué es lo que pasa y podremos decidir mejor sobre los recursos que tenemos, los que necesitamos y cómo aplicarlos en el futuro para evitar los problemas pasados.

Así, describiendo bien lo pasado tendremos la base necesaria para proyectar un mejor desempeño futuro.

La aburrida historia del que había hecho back-up

 

– ¿Así que anoche se borraron todos los datos del servidor en tu oficina?

– Sí, todavía no se sabe qué pasó.

– Me imagino que tuvieron que ponerse a cargar todo de nuevo, a buscar comprobantes y las impresiones de todas las cajas y asientos perdidos, organizarse para avisar que se cierra la administración hasta nuevo aviso, llamar a alguien de refuerzo, quedarse fuera de horario, pedir información a otros, en fin… Muy complicado, ¿no?

– No, teníamos hecho el back-up, lo restauramos y listo.

– Ah…

relato auspiciado por
BOTÓN COMPACTAR
en todos sus sistemas Solinte, 
la forma fácil de estar seguros

Hablemos todos: Forum Solintum

 

Una nueva puerta, más que una puerta una ventana de consultas, un espacio común para  los miembros del equipo (e invitados).

Interesados por aquí por favor.

La idea es proporcionar un espacio, estar todos un paso más cerca.

Aviso:por ahora todos los foros van a ser abiertos, es decir que cualquiera puede participar.

 

El proceso de carga de datos

Desde el módulo de Contabilidad se realiza la carga de asientos contables.

Este proceso, con el que las administraciones ingresan el mayor caudal de información en este tipo de sistemas, tiene particularidades en Solinte que lo hacen mucho más ágil y, sobretodo, disminuye el margen de error.

Toda la carga que realiza usted como usuario, inicialmente se asienta en un gran borrador virtual de libro diario, al que no sólo el módulo Contabilidad – SolConta, sino además todos los  módulos de Solinte, irán incorporando información.

Esto ocurre, porque toda información que se carga en los módulos de Solinte, tiene vinculación con la contabilidad por medio de su referencia al Plan de cuentas.

 El proceso de Registrar Asientos hace que, los datos que teníamos cargados en el borrador, pasen ahora a la versión final de nuestra contabilidad. Recuerde que cuando se registra, la información pasa a formar parte del sistema integral. Hasta que no ejecutemos esta acción, esos asientos permanecerán en borrador, y no llegarán a los reportes.

 Alrededor de la Contabilidad giran los otros módulos de Solinte. Quienes trabajan con cobros y pagos con una caja diaria, utilizan con mayor frecuencia el módulo Caja.

Sumas y Saldos de las cuentas corrientes: una buena forma de ver cómo estamos

Para las administraciones con muchas cuentas corrientes resulta útil este listado desde el cual vemos la situación inicial, el total de lo debitado, el total de lo acreditado y el saldo actual.

Este es el primer paso para controlar las cuentas corrientes, y en época de cierre de balance es importante asegurarse de que la información que tenemos es correcta.

Si manejamos pocas cuentas corrientes será más útil consultar sus mayores, pero al requerir información de cien, mil o dos mil cuentas corrientes, esto no es práctico.

El listado de sumas y saldo de cuentas corrientes dentro de un subdiario nos permite tener una primera idea de nuestra situación con acreedores y deudores, y por a partir de allí cuáles serán las gestiones de cobro y pago, los flujos futuros de efectivo y muchas de las bases para una administración financiera correcta.

De un listado de cientos de líneas hay números que saltan a la vista de los encargados de la administración, les llama la atención inmediatamente un saldo, saben que ahí hay algo que corregir o que aún no se concretó una situación esperada.

Para los equipos de administración este listado es una herramienta fundamental si se lo sabe aprovechar.

 

 

 

Formulario Afip F931 para llevar

 

Al finalizar el proceso de liquidación de sueldos (cuando todos los tildes se destildan) tenemos la posibilidad de exportar desde SolSueldos un archivo con la información necesaria para la generación automática del formulario 931 para la Afip.

A esta opción accedemos desde el menú Exportar> Afip-Sijp> Generar Archivo.

Debemos elegir cuál de las liquidaciones guardadas vamos a exportar, y los demás datos que nos pide el sistema. Debemos recordar qué tipo de exportación elegimos ya que deberemos ingresar el mismo dato en el Sicoss.

Elegimos el lugar en donde guardamos el archivo y desde Sol-Inte no es necesario hacer nada más.

Ahora ya desde el aplicativo Sicoss una vez que demos de alta a la nueva declaración jurada se habilitará la opción Declaración Jurada> Importar/Exportar, para luego seguir con los pasos habituales de una presentación de DDJJ (original o rectificativa).

Alguna Consulta?

Esta vez no es por trabajo

Noviembre 2011, y una duda que nos atormenta.

Trasladamos la pregunta de muchos usuarios:

¿Alguien sabe (o al menos sospecha) en dónde fue sacada la foto de fondo de este mes?

 

Código de Barras interno: que no se pierdan el recreo

Agilizar las gestiones de la administración y facilitar el trabajo de los usuarios en cada etapa.

En otra entrada hablamos de la posibilidad de emitir las cuotas con código de barras para las cobranzas tercerizadas.

Una característica similar y muy fácil de implementar es incluír en la impresión de las cuotas un código de barras para usar internamente. De esta manera con un lector de códigos de barras instalado en la terminal del cajero se agilizará la registración del cobro.

El funcionamiento es sencillo y no requiere ningún conocimiento nuevo, ya que para SolCajas una entrada a través del scaner de código de barras será exactamente igual que una entrada por teclado, pero para los usuarios será mucho más rápido.

En el código impreso se incluyen todos los datos necesarios para la identificación de la cuenta corriente y el saldo a cobrar.

Es importante recordar que la cuota impresa puede incluír los dos códigos de barras, permitiendo así que la cobranza se realice por tres medios distintos: teclado, scaner y empresas de cobranzas.

Punto de Cobranza: agilizando la administración

La cobranza según el tipo de empresa o institución puede insumir mucho tiempo y, si existen los recursos, puede ser conveniente separar esta tarea del ámbito de la oficina de administración.

Si como parte de la infraestructura de la organización contamos con una red entre terminales, podemos definir una de estas como servidor para SolInte y a través de la administración de usuarios y cajeros habilitar puestos de trabajo únicamente para ingresar movimientos a través del sistema caja.

El primero de los pasos de la centralización de la información contable consistirá entonces en integrar a la contabilidad de la sucursal los movimientos de los cajeros encargados de las cobranzas y pagos ordinarios.

Implementar una estructura como ésta no significa ningún cambio en la rutina de generar-registrar asientos desde SolCajas, y si bien significa dedicar recursos adicionales a la cobranza (terminal/es, cajero/s, etc.) en muchos casos es una opción más que recomendable para las administraciones excedidas en su capacidad.

Vale decir que  probablemente se pueda implementar con recursos por otra parte ociosos.

SolAlumnos: Conceptos de Divisiones

Este breve repaso no viene mal a esta altura del año en la que ya pensamos en las inscripciones y reinscripciones en cursos con nueva denominación, o nuevos niveles que ahora debemos incorporar a nuestra estructura, o simplemente nuevos conceptos en las cuotas.

En el submenú Conceptos de Divisiones, definiremos cuáles son, del listado general, los conceptos que se aplicarán a cada curso en particular.

Administrar conceptos de división es el lugar clave de este submenu. Desde la opción “alta”, el usuario irá estableciendo qué concepto aplica para cada curso, a qué valor y en qué porcentaje. Es un trabajo muy minucioso, que se hace una sola vez, y debe hacerse con muchísima atención, al momento de configurar Solinte.

La recomendación es que, desde aquí, se configure un solo curso de cada nivel. Luego, generalmente ocurre que a los otros cursos del mismo nivel aplicarán los mismos conceptos. Es ahí cuando podemos acudir a Duplicar desde división, donde seleccionando el curso de origen (que será aquel al cual ya le hayamos configurado los conceptos), y seleccionando también los conceptos que queremos duplicar, podremos copiarlos a todos los cursos que indiquemos con el cursor. Nuevamente, las teclas Control y Shift funcionan para selecciones múltiples. Al momento de copiar, el sistema pregunta si deseamos copiar a los alumnos. Marcando “sí”, automáticamente quedan todos esos conceptos no sólo para el curso en general, sino para cada uno de los alumnos en particular. Caso contrario, se les copiarán al curso, pero luego deberemos establecer, alumno por alumno, cuáles aplican en cada caso.

Eliminar conceptos es el lugar desde donde se dan de baja los conceptos que ya no utilizaremos para esa división.

Listar conceptos por división: Nuevamente, la pantalla de búsqueda que acompaña al módulo de Alumnos. En este caso, al listar, tendremos el detalle de cuáles son los conceptos que hemos imputado para cada división.