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Etiqueta: SolConta

Cada cosa en su lugar : devengando

Una de las principales ventajas de una registración completa es la posibilidad que tendremos de analizar los datos sobre operaciones pasadas, y ya que estos datos pretenden ser un reflejo de la realidad tendremos una fuente de información sobre la actividad económica y financiera de nuestra empresa, obra, sucursal.

Para poder lograr una buena lectura resulta imprescindible una buena técnica de registración, o pensando en términos literarios (por qué no?) la capacidad de contar una historia de una manera que resulte entendible y útil.

Llegando al tema que nos convoca: cuando devengamos un gasto o un ingreso (ya hablaremos de prudencia) lo que hacemos en definitiva es preparar el terreno para el descenlace del pago o el cobro diciendo algo así: – esta factura de gas que voy a pagar en abril corresponde en realidad al bimestre de febrero-marzo. O también: – este ingreso por cuota que todavía NO COBRÉ lo registro en el mes de la cuota correspondiente, y cuando lo cobre registraré sólo eso.

Es que en realidad podemos leer más de una historia de un mismo balance, una de las cuales puede ser la historia económica y otra la historia financiera. Al devengar correctamente estamos separando las dos tramas, estamos contando mejor qué es lo que pasa y podremos decidir mejor sobre los recursos que tenemos, los que necesitamos y cómo aplicarlos en el futuro para evitar los problemas pasados.

Así, describiendo bien lo pasado tendremos la base necesaria para proyectar un mejor desempeño futuro.

El proceso de carga de datos

Desde el módulo de Contabilidad se realiza la carga de asientos contables.

Este proceso, con el que las administraciones ingresan el mayor caudal de información en este tipo de sistemas, tiene particularidades en Solinte que lo hacen mucho más ágil y, sobretodo, disminuye el margen de error.

Toda la carga que realiza usted como usuario, inicialmente se asienta en un gran borrador virtual de libro diario, al que no sólo el módulo Contabilidad – SolConta, sino además todos los  módulos de Solinte, irán incorporando información.

Esto ocurre, porque toda información que se carga en los módulos de Solinte, tiene vinculación con la contabilidad por medio de su referencia al Plan de cuentas.

 El proceso de Registrar Asientos hace que, los datos que teníamos cargados en el borrador, pasen ahora a la versión final de nuestra contabilidad. Recuerde que cuando se registra, la información pasa a formar parte del sistema integral. Hasta que no ejecutemos esta acción, esos asientos permanecerán en borrador, y no llegarán a los reportes.

 Alrededor de la Contabilidad giran los otros módulos de Solinte. Quienes trabajan con cobros y pagos con una caja diaria, utilizan con mayor frecuencia el módulo Caja.

Sumas y Saldos de las cuentas corrientes: una buena forma de ver cómo estamos

Para las administraciones con muchas cuentas corrientes resulta útil este listado desde el cual vemos la situación inicial, el total de lo debitado, el total de lo acreditado y el saldo actual.

Este es el primer paso para controlar las cuentas corrientes, y en época de cierre de balance es importante asegurarse de que la información que tenemos es correcta.

Si manejamos pocas cuentas corrientes será más útil consultar sus mayores, pero al requerir información de cien, mil o dos mil cuentas corrientes, esto no es práctico.

El listado de sumas y saldo de cuentas corrientes dentro de un subdiario nos permite tener una primera idea de nuestra situación con acreedores y deudores, y por a partir de allí cuáles serán las gestiones de cobro y pago, los flujos futuros de efectivo y muchas de las bases para una administración financiera correcta.

De un listado de cientos de líneas hay números que saltan a la vista de los encargados de la administración, les llama la atención inmediatamente un saldo, saben que ahí hay algo que corregir o que aún no se concretó una situación esperada.

Para los equipos de administración este listado es una herramienta fundamental si se lo sabe aprovechar.

 

 

 

Exportar e importar asientos: otra forma de comunicarnos

 

En varias ocasiones nos encontramos con la necesidad de mover o copiar un asiento de una contabilidad a otra:

  •  cuando desde la administración central nos proponen un asiento para corregir saldos
  •  cuando en nuestra administración no hay una red física o virtual funcionando
  •  cuando desde otra administración nos dan una mano y nos muestran cómo registraron ellos un movimiento con el que tenemos dudas
  •  cuando llevamos la contabilidad de más de una sucursal (casa, obras, filiales, etc) de una institución o empresa y queremos aprovechar el trabajo que ya hicimos para una de ellas

 

La manera de hacer la exportación/importación es muy sencilla:

Desde el módulo de Contabilidad, en el menú Asientos, por las opciones Importar y Exportar accedemos a la pantalla en la que podemos elegir y ver los asientos que queremos exportar y que serán guardados en un archivo de formato .zip en donde indiquemos .

De igual manera, al Importar debemos indicarle qué archivo .zip incluye los asientos que queremos incorporar a nuestra contabilidad, los podemos ver y luego confirmar su importación.

 

Importante: los asientos serán importados con la fecha en la que fueron cargados en la contabilidad de origen. Para moverlos de fecha podemos utilizar la opción de crear moldes.

Moldes en Solinte: Carga de Asientos Similares desde SolConta

El objetivo de los moldes en el sistema es claro: ahorrar tiempo, aumentar la productividad del usuario automatizando cargas de asientos de estructura similar.

El funcionamiento de esta característica es el siguiente:

Alta de un Molde:
El usuario carga un asiento, o retoma un asiento ya cargado, o revisa un asiento ya registrado. Este asiento puede ser convertido en un molde haciendo clic en el botón “Cr.Molde” por Crear Molde. El sistema propone un número de molde de manera autoincremental y el usuario lo guarda al aceptar.

Traer un Molde:
Los moldes guardados pueden ser llamados luego para crear nuevos asientos ingresando desde la opción Molde / Traer. Así se despliega una pantalla en la que se puede consultar los moldes guardados por su número y por las leyendas que contienen.

Una vez traído el molde se trabaja con una carga de asiento normal, se lo puede editar, borrarle algún pase, crear uno nuevo, modificar sólo la leyenda, o el importe, o la cuenta de algún pase. En fin, un asiento más.

Modificaciones (se guarda nuevo molde):
Si los cambios hechos a este asiento creado a partir de un molde traído son muchos, tal vez convenga descartar el molde anterior y guardar este asiento como nuevo molde. En este caso se repite el procedimiento de hacer clic en Cr.Molde y se guarda el nuevo.

Baja de un Molde:
Para borrar un molde: desde la ventana de Molde / Traer, parándonos sobre uno de los renglones, presionando en el teclado Supr (o Del) se elimina el molde al que se hacía referencia en esa entrada.