Entró en vigencia el Régimen de Factura Electrónica en Argentina ¿Tu organización está preparada?
Siguiendo la tendencia global y regional que ya se ha implementado en muchos países, entró en vigencia en Argentina el régimen de factura electrónica. Para su implementación las organizaciones deben cumplir con algunos estándares dispuestos en las normas publicadas por la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). Sin embargo, esto conlleva a preguntar ¿Están las instituciones educativas preparadas para implementar este tipo de facturación?
Aunque puede que haya quienes aleguen esta implementación como un costo engorroso que deberán cubrir las organizaciones, los beneficios que aportará la adopción de esta documentación digital no solo implica una mayor recaudación fiscal, sino que además conlleva una serie de beneficios para las organizaciones contribuyentes.
En este particular, es importante comprender los beneficios que genera el uso de factura electrónica para así entender por qué las organizaciones deben hacer un esfuerzo para su implementación.
¿Cuáles son los beneficios que ofrece el régimen de factura electrónica?
Uno de los principales beneficios está relacionado con la reducción de costos, principalmente debido a los gastos correspondientes a impresión, distribución y almacenamiento.
Específicamente, este tipo de facturación utilizará un soporte no físico que hará innecesario el uso de papel, tinta, carpetas o medios de envío para la producción y manejo de este documento.
Desde el punto de vista del ahorro de papel puede considerarse esta nueva obligación fiscal además como una medida ambientalista, ya que permitirá reducir la cantidad de árboles que son destinados a la elaboración de pulpa de papel.
Respecto al manejo, cabe señalar que al tratarse de un soporte digital este documento podrá ser transmitido o enviado con un bajo costo a una gran cantidad de personas y sin importar la distancia. Un acción que ayudará al trabajo colaborativo entre las distintas áreas de la organización.
Otro importante beneficio tiene que ver con los requerimientos de espacio destinado al almacenamiento de la información. Esto comprendiendo que debido a la cantidad de agentes participantes, así como los procesos involucrados, esta tiende a ser bastante voluminosa y requiere de un área espaciosa y mobiliario.
En otras palabras, la inmaterialidad de este tipo de factura permitirá darle otro uso al espacio físico que era normalmente destinado al almacenamiento.
Igualmente el manejo de los archivos y la gestión administrativa se verán mejorados con el uso de facturas electrónicas, puesto que con la misma se sincronizan bases de datos que aligerarán la localización, consulta y entrega de información relacionada.
En fin, son muchos los beneficios que supone la implementación de este nuevo tipo de facturación.
Ahora bien, ¿Qué necesitan estas organizaciones, principalmente las instituciones educativas, para implementar la factura electrónica y obtener estos beneficios?
Para atender al cumplimiento de esta nueva obligación fiscal las organizaciones educativas deben en primer lugar automatizar sus procesos administrativos.
La entrada en vigencia de este nuevo régimen fiscal de facturación requiere fundamentalmente de un software adaptado a las normas y estándares de la AFIP que permita generar dicho documento en formato electrónico.
En esencia, dicho software de gestión administrativa debe estar facultado para generar las facturas de las actividades comerciales con un código CAE (código de autorización electrónico) para que el mismo tenga validez ante la AFIP.
Otro importante requisito que debe llenar el software de gestión utilizado para generar la factura electrónica es su integralidad.
Dicha herramienta tecnológica debe tratarse de una solución integral que no solo genere este documento sino que además comprenda diversos módulos donde el mismo pueda ser procesado dentro de las diferentes tareas administrativas: contabilidad, sueldos, cuentas por cobrar…
Precisamente con la adopción de un sistema con capacidad de integración es que podrán apreciarse mejor los beneficios que brinda a las instituciones educativas el cumplimiento de la disposición legal de la AFIP respecto a uso obligatorio de la facturación electrónica.
Por ejemplo, ahora resultará más fácil contabilizar las facturas, ahorrándose un tiempo valioso en ello. Esto implica además que podrán disponer en menor tiempo y con mayor detalle de la información financiera que la administración necesita para asumir determinadas iniciativas.
En definitiva, la entrada en vigencia de la factura electrónica retribuye importantes beneficios a las organizaciones contribuyentes. Pero en el caso de las instituciones educativas esta obtención de beneficios dependerá de la integralidad del software de gestión administrativa utilizado.