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Etiqueta: centralizar información

La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente

La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente

La administración de instituciones educativas es un proceso bastante complejo porque requiere trabajar con gran cantidad de información y variados subprocesos: Admisiones, sueldos, contabilidad, facturación… De allí que es muy conveniente contar con herramientas tecnológicas que aligeren y organicen esta gestión.

Llevar adelante la gestión y control de las múltiples tareas que se llevan a cabo en este tipo de organización de manera tradicional o manual se traduce a un conjunto de graves y desagradables problemas

¿Cuáles son las características de una gestión tradicional en la administración de instituciones educativas que derivan en problemas de tipo administrativo?

Uno de los problemas que encaran los centros educativos en su administración tiene que ver con la gestión fragmentada de las diferentes tareas logísticas, contables, financieras, educativas, comerciales… que se llevan a cabo en cada una de las áreas o departamentos.

Esta gestión fragmentada en la administración de instituciones educativas es la responsable especialmente de que la información no llegue a tiempo o al sitio donde debería llegar.

Asimismo, conlleva a que se pierda mucha e importante información. Por otro lado, los datos son tan abundantes y variados que el análisis de los mismos resulta difícil.

Ante este complejo escenario organizacional donde los empleados y usuarios no pueden localizar o acceder a la información necesaria, las áreas y departamentos se hacen anacrónicos y disfuncionales, repercutiendo esto gravemente en la eficiencia de la institución.

Son muchos los requerimientos administrativos y legales que impulsan a las instituciones educativas a buscar soluciones integrales que les permitan lograr dos propósitos fundamentales: 1) Cumplir con sus  funciones educativas y 2) mantenerse económicamente estables. 

Entre estos requerimientos por un lado están los propios de los organismos de control educativo y por otro lado están aquellos que impulsan a llevar una gestión administrativa contable organizada y transparente.

Ejemplos de estos requerimientos es el uso obligatorio de factura electrónica, la automatización de emisión de cuotas, presentación de estados de cuenta, entre otros.

Atender a tales requerimientos con un sistema administrativo tradicional y manual es prácticamente imposible.

Igualmente es inviable que en la administración de la institución se gestionen y controles subprocesos ligeramente automatizados (por ejemplo, sueldos) cuando otros son gestionados de manera manual. Esto conlleva a una mayor desorganización.

Muchos de los problemas por los que atraviesan las instituciones educativas que no dinamizan su gestión administrativa a través de soluciones integrales no solo están relacionados con su funcionamiento sino también con su proyección y consolidación en el tiempo.

Sencillamente las instituciones con este desfase administrativo tienden a la demora en los cumplimientos legales, lo cual les acarrea muchos inconvenientes con las autoridades educativas. Pero además, como desconocen a cabalidad su estado económico y financiero no pueden planificar mejoras o el desarrollo de nuevos programas.

¿Cómo las herramientas tecnológicas de gestión administrativa pueden optimizar el funcionamiento de las instituciones educativas?

Las organizaciones educativas requieren de una solución integral. Una herramienta automatizada que tome en cuenta todos los procesos administrativos que se llevan a cabo en la institución. Desde un proceso de inscripción automatizado del alumno, pasando por el proceso de resguardo y sincronización de información o la interacción con bancos y entes de cobro, hasta la emisión de reportes.

En otras palabras, estas organizaciones requieren de una solución informática que integre todos los procesos, de manera que se pueda gestionar, controlar y emitir la información de la manera más confiable y en el menor tiempo posible. 

Dicha solución está orientada a mejorar la productividad de los procesos de la institución de forma óptima, ágil y sencilla, permitiendo que se reduzca el tiempo empleado en cada tarea.

Es importante que este software se ajuste a las normas argentinas, previendo los cambios legales que periódica o circunstancialmente se producen, así como a las políticas de tu organización de forma rápida y segura.

¿Cuales son los beneficios que obtienen las instituciones educativas que implementan herramientas tecnológicas integrales a su gestión administrativa?

Básicamente se trata de aumentar la calidad de los procesos administrativos, financieros y logísticos que se llevan a cabo.

Uno de los beneficios es la tranquilidad de responder a la reglamentación de factura electrónica para dar un paso hacia la globalización de documentos.

Otro importante beneficio es el cumplimiento de las obligaciones fiscales en el tiempo convenido, a la vez que se reduce el elevado coste económico.

Por otro lado, contribuye en una reducción importante de pérdida de tiempo dedicada a tareas administrativas, a su vez que propicia una buena comunicación e información entre el personal y los usuarios.

Registrar ya es otra cosa

Desde que implementamos el uso de la CUIS registrar pasó a ser otra cosa.

Otra cosaSincronizar permite percibir el valor del trabajo en la administración al registrar, y todos los porterianos (§) saben que esta es la condición básica para que cualquier actividad aporte valor a la organización (aburre leerlo, pero puede valer la pena repasar algunos temas).

Cuando decimos otra cosa decimos algo más.

Ahora lo que cargamos en nuestra contabilidad a la cuenta corriente de una sucursal dice algo, pero en el sentido real, en el sentido de tener un medio y un receptor para comunicar (en este caso) los movimientos registrados. Las sucursales al sincronizar deciden a quién mostrar una cuenta corriente y ahí dicen mucho.

Dicen no sólo sobre los debes y haberes, sino también sobre la calidad que se procura y el trabajo que se hace en la Administración, que suele ser mucho y muy bueno, por lo que será bueno el trabajo en el resto de la sucursal y en la organización en general, que así es como se percibe. Así también desde la registración (incluso desde la registración)  se aporta valor.

Hacia ahí apuntamos, y vamos yendo.

 

yendo: Forma impersonal gerundio del verbo ir. Este loco castellano.

 

El proceso de carga de datos

Desde el módulo de Contabilidad se realiza la carga de asientos contables.

Este proceso, con el que las administraciones ingresan el mayor caudal de información en este tipo de sistemas, tiene particularidades en Solinte que lo hacen mucho más ágil y, sobretodo, disminuye el margen de error.

Toda la carga que realiza usted como usuario, inicialmente se asienta en un gran borrador virtual de libro diario, al que no sólo el módulo Contabilidad – SolConta, sino además todos los  módulos de Solinte, irán incorporando información.

Esto ocurre, porque toda información que se carga en los módulos de Solinte, tiene vinculación con la contabilidad por medio de su referencia al Plan de cuentas.

 El proceso de Registrar Asientos hace que, los datos que teníamos cargados en el borrador, pasen ahora a la versión final de nuestra contabilidad. Recuerde que cuando se registra, la información pasa a formar parte del sistema integral. Hasta que no ejecutemos esta acción, esos asientos permanecerán en borrador, y no llegarán a los reportes.

 Alrededor de la Contabilidad giran los otros módulos de Solinte. Quienes trabajan con cobros y pagos con una caja diaria, utilizan con mayor frecuencia el módulo Caja.

Exportar e importar asientos: otra forma de comunicarnos

 

En varias ocasiones nos encontramos con la necesidad de mover o copiar un asiento de una contabilidad a otra:

  •  cuando desde la administración central nos proponen un asiento para corregir saldos
  •  cuando en nuestra administración no hay una red física o virtual funcionando
  •  cuando desde otra administración nos dan una mano y nos muestran cómo registraron ellos un movimiento con el que tenemos dudas
  •  cuando llevamos la contabilidad de más de una sucursal (casa, obras, filiales, etc) de una institución o empresa y queremos aprovechar el trabajo que ya hicimos para una de ellas

 

La manera de hacer la exportación/importación es muy sencilla:

Desde el módulo de Contabilidad, en el menú Asientos, por las opciones Importar y Exportar accedemos a la pantalla en la que podemos elegir y ver los asientos que queremos exportar y que serán guardados en un archivo de formato .zip en donde indiquemos .

De igual manera, al Importar debemos indicarle qué archivo .zip incluye los asientos que queremos incorporar a nuestra contabilidad, los podemos ver y luego confirmar su importación.

 

Importante: los asientos serán importados con la fecha en la que fueron cargados en la contabilidad de origen. Para moverlos de fecha podemos utilizar la opción de crear moldes.

Envío de información a la administración central

 Periódicamente, la administración central de nuestra institución requerirá que enviemos la información contable de la sucursal en la que estamos trabajando.

Este proceso es muy sencillo en Solinte, y requiere de sólo dos pasos en la pantalla inicial.

Habiéndonos asegurado de estar trabajando con la empresa o ejercicio correcto, el primer paso es Compactar la información contable. Seleccionamos, de la pantalla que se abre, el segundo punto: Compactar datos de empresa X, y hacemos clic en compactar.

Luego, sencillamente, ingresamos a la opción Enviar por Mail, seleccionamos el archivo Zip que se generó con el nombre de la empresa o ejercicio, y Solinte genera un mail en Outlook.

Si no tenemos instalado el servidor de correo electrónico, podemos realizar el mismo proceso adjuntando ese archivo compactado a cualquier servicio de e-mail.