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Categoría: SolCajas

Código de Barras interno: que no se pierdan el recreo

Agilizar las gestiones de la administración y facilitar el trabajo de los usuarios en cada etapa.

En otra entrada hablamos de la posibilidad de emitir las cuotas con código de barras para las cobranzas tercerizadas.

Una característica similar y muy fácil de implementar es incluír en la impresión de las cuotas un código de barras para usar internamente. De esta manera con un lector de códigos de barras instalado en la terminal del cajero se agilizará la registración del cobro.

El funcionamiento es sencillo y no requiere ningún conocimiento nuevo, ya que para SolCajas una entrada a través del scaner de código de barras será exactamente igual que una entrada por teclado, pero para los usuarios será mucho más rápido.

En el código impreso se incluyen todos los datos necesarios para la identificación de la cuenta corriente y el saldo a cobrar.

Es importante recordar que la cuota impresa puede incluír los dos códigos de barras, permitiendo así que la cobranza se realice por tres medios distintos: teclado, scaner y empresas de cobranzas.

Punto de Cobranza: agilizando la administración

La cobranza según el tipo de empresa o institución puede insumir mucho tiempo y, si existen los recursos, puede ser conveniente separar esta tarea del ámbito de la oficina de administración.

Si como parte de la infraestructura de la organización contamos con una red entre terminales, podemos definir una de estas como servidor para SolInte y a través de la administración de usuarios y cajeros habilitar puestos de trabajo únicamente para ingresar movimientos a través del sistema caja.

El primero de los pasos de la centralización de la información contable consistirá entonces en integrar a la contabilidad de la sucursal los movimientos de los cajeros encargados de las cobranzas y pagos ordinarios.

Implementar una estructura como ésta no significa ningún cambio en la rutina de generar-registrar asientos desde SolCajas, y si bien significa dedicar recursos adicionales a la cobranza (terminal/es, cajero/s, etc.) en muchos casos es una opción más que recomendable para las administraciones excedidas en su capacidad.

Vale decir que  probablemente se pueda implementar con recursos por otra parte ociosos.

Empresas de gestión de cobro, tarjetas de crédito, débito automático:

Las administraciones muchas veces deben plantearse la conveniencia de tercerizar las cobranzas, analizar los costos de estos servicios y compararlos con los estimados por manejar la caja desde la propia sucursal (obra, casa, filial, etc.).

Si tenemos un convenio con una empresa de gestión de cobros, o cobramos a través de débito automático por tarjeta de crédito o débito, tenemos que hacer dos cosas muy sencillas para incorporar los movimientos a nuestra contabilidad:

En primer lugar desde fuera del sistema descomprimir el archivo que nos envía el banco (o la entidad con la que tengamos el convenio) .

Luego, desde Sol-Inte en la pantalla de carga de movimientos de caja botón Importar Cobros y allí seleccionar el archivo descomprimido.

Listo, veremos los movimientos imputados correctamente a las cuentas corrientes que corresponden en el formato al que estamos acostumbrados desde SolCajas.

Hay datos fijos que debemos configurar (por única vez) para la importación de cobros, que son:

  • Cuenta Maestra: la cuenta asociada al subdiario de deudores (ej: 555 – SBD Alumnos)
  • Cuenta Intereses Ganados
  • Cuenta Comisiones Bancarias
  • Cuenta Asociada al Depósito: la cuenta corriente bancaria según nuestro plan de cuentas (en caso de ser una subcuenta acá debe indicarse la cuenta asociada al SBD Bancos y en la siguiente celda el número de subcuenta)

Durante las conversaciones con el ente le pedirán una confirmación del formato del archivo que enviarán: es momento de contactarse con alguien más del equipo.

Cajas y Contabilidad: dos formas de pensar

En base a lo que conversamos con varios operadores que recién empiezan con un sistema de cajas pero también por lo hablado con quienes, habituados a un sistema de cajas deben empezar a pensar en contabilidad mostramos cómo se relacionan un sistema y otro desde
la carga de los movimientos de caja.

Cómo vamos a cargar los movimientos en las cuentas corrientes cuando vengan a pagarnos:

1.- Nos entregan dinero por la cuota mensual y NO se le había generado (devengado) la deuda.

Desde SolCaja:

  • a.-CtaCte correspondiente           entrada            $100
  • b.-CtaCte correspondiente           salida                $100
  • c.-Cuenta de Ingresos Cuotas      entrada            $100

Estos movimientos, traducidos a asientos contables, y agrupados según la relación que tienen entre sí
se ven de la siguiente manera:

…- | SubDiario Deudores por Cuotas                           | 100  |         |
b.- | CtaCte correspondiente                                        | 100  |          |
c.- | Cuenta de Ingresos Cuotas                                   |          | 100  |
EN ESTE ASIENTO LE GENERAMOS LA DEUDA E IMPUTAMOS CONTRA LA CUENTA DE INGRESOS

…- |Caja                                                                              | 100 |         |
…- | SubDiario Deudores por Cuotas                             |          | 100 |
a.- | CtaCte Correspondiente                                          |          | 100 |
EN ESTE ASIENTO LE COBRAMOS Y POR LO TANTO LE DISMINUÍMOS LA DEUDA

ESTE MISMO CASO SE APLICA PARA CUALQUIERA SEA EL CONCEPTO POR EL CUAL PAGAN, IMPUTANDO
CONTRA LA CUENTA DE INGRESOS O PASIVO QUE CORRESPONDA.

2.- Nos entregan dinero por la cuota mensual y SÍ se le había generado la deuda.

Desde SolCajas:

  • a.-CtaCte correspondiente                                       entrada $100

Como asiento contable se vería de la siguiente manera:

…- |Caja                                                                | 100 |         |
…- | Subdiario Deudores por Cuotas                |         | 100 |
a.- | CtaCte Correspondiente                            |          | 100 |
EN ESTE ASIENTO LE COBRAMOS Y POR LO TANTO LE DISMINUÍMOS LA DEUDA

Con estos ejemplos se ve cómo funciona y de estos dos casos básicos se deduce cómo se
cargarían las distintas combinaciones de pagos parciales o por más de un concepto.