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Autor: Jairo

La historia de Nora

Nora trabaja desde los veitinueve años en la administración del colegio Sagrado Corazón.

Desde chica tuvo facilidad para los números pero sobre todo para el orden. Esto es lo que más destacan sus compañeros cuando se les pregunta sobre el trabajo de Nora en el colegio.

El orden es fundamental en la administración y mantenerlo no es fácil cuando se trabaja con unos cien cargos y unas seiscientas familias.

Nora tiene alrededor de cincuenta años (no preguntamos) y sigue con las mismas ganas de trabajar que cuando empezó. Se casó con un profesor de historia que conoció en la administración. Todos los meses, cuando los docentes pasaban a cobrar o a firmar la planilla mecanizada, él tardaba un poco más que el resto y ella siempre tenía alguna aclaración importante que hacerle. Así se conocieron y hoy tienen una hija y un nieto.

Cuando hace tres años conocimos a Nora, nos recibió con un mate, nos contó sobre su vida y se encargó de dejar en claro un asunto: ella no quería cambiar su forma de trabajar, ni que le desordenen sus cosas.

Se le habían atrasado los cobros de varios alumnos y había cometido pequeños errores en algunas de las presentaciones ante la provincia y según supimos después, esto le había afectado bastante. Su orden, su método de trabajo, nunca le fallaba; ella nunca había estado tan desordenada. Pero eran demasiadas cosas, nos dijo.

Así que nos dedicamos a escucharla. Nos acoplamos a ella, aprendimos sus modos. Nos mostró la carpeta verde con los “papeles del seguro” y nos explicó cómo tomaba nota de los pagos de los alumnos en una planilla que le armó la profesora de computación. Antes lo hacía a mano, en unas planillas de caja que fotocopiaba y después transcribía al cuaderno de aranceles.

Y ahí conectamos. Ahí encontramos la forma en que Nora se iba a sentir más cómoda para comenzar la transición al nuevo sistema: nuestro módulo de caja es exactamente lo que ella hacía en sus fotocopias, con la ventaja de que de los saldos y cuentas se ocuparía el sistema. Se lo explicamos, se lo mostramos y vio que ya entendía todo lo que necesitaba para empezar.

Hoy el colegio está al día  en sus presentaciones. Nora no necesita archivar tantos papeles como antes y el orden en su oficina se mantiene intacto. Nos alegra mucho conocerla y habernos enterado por experiencia propia de que además de todo es especialista en bocaditos de chocolate.

¡Gracias Nora!

Tu nuevo portal de cuentas

Mejor apariencia y administración simplificada

Mejoramos la experiencia del usuario final y del usuario administrador a la hora de interactuar y configurar el portal de cuentas.

Ahora es más fácil identificar los pasos dados y pendientes para la correcta y completa configuración del portal con un diseño de paneles, mucho más intuitivo.

Además mejoramos el diseño de los portales, con un mejor acceso a la información de contacto y a los formularios de interacción con la administración.

¡Esperamos sus comentarios y sugerencias!

Gracias por trabajar con Solinte.

Factura Electrónica. ¿Tu organización está preparada?

Entró en vigencia el Régimen de Factura Electrónica en Argentina ¿Tu organización está preparada?

Siguiendo la tendencia global y regional que ya se ha implementado en muchos países, entró en vigencia en Argentina el régimen de factura electrónica. Para su implementación las organizaciones deben cumplir con algunos estándares dispuestos en las normas publicadas por la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). Sin embargo, esto conlleva a preguntar ¿Están las instituciones educativas preparadas para implementar este tipo de facturación?

Aunque puede que haya quienes aleguen esta implementación como un costo engorroso que deberán cubrir las organizaciones, los beneficios que aportará la adopción de esta documentación digital no solo implica una mayor recaudación fiscal, sino que además conlleva una serie de beneficios para las organizaciones contribuyentes.

En este particular, es importante comprender los beneficios que genera el uso de factura electrónica para así entender por qué las organizaciones deben hacer un esfuerzo para su implementación.

¿Cuáles son los beneficios que ofrece el régimen de factura electrónica?

Uno de los principales beneficios está relacionado con la reducción de costos, principalmente debido a los gastos correspondientes a  impresión, distribución y almacenamiento. 

Específicamente, este tipo de facturación utilizará un soporte no físico que hará innecesario el uso de papel, tinta, carpetas o medios de envío para la producción y manejo de este documento.

Desde el punto de vista del ahorro de papel puede considerarse esta nueva obligación fiscal además como una medida ambientalista, ya que permitirá reducir la cantidad de árboles que son destinados a la elaboración de pulpa de papel.

Respecto al manejo, cabe señalar que al tratarse de un soporte digital este documento podrá ser transmitido o enviado con un bajo costo a una gran cantidad de personas y sin importar la distancia. Un acción que ayudará al trabajo colaborativo entre las distintas áreas de la organización.

Otro importante beneficio tiene que ver con los requerimientos de espacio destinado al almacenamiento de la información. Esto comprendiendo que debido a la cantidad de agentes participantes, así como los procesos involucrados, esta tiende a ser bastante voluminosa y requiere de un área espaciosa y mobiliario.

En otras palabras, la inmaterialidad de este tipo de factura permitirá darle otro uso al espacio físico que era normalmente destinado al almacenamiento.

Igualmente el manejo de los archivos y la gestión administrativa se verán mejorados con el uso de facturas electrónicas, puesto que con la misma se sincronizan bases de datos que aligerarán la localización, consulta y entrega de información relacionada.

En fin, son muchos los beneficios que supone la implementación de este nuevo tipo de facturación.

Ahora bien, ¿Qué necesitan estas organizaciones, principalmente las instituciones educativas, para implementar la factura electrónica y obtener estos beneficios?

Para atender al cumplimiento de esta nueva obligación fiscal las organizaciones educativas deben en primer lugar automatizar sus procesos administrativos. 

La entrada en vigencia de este nuevo régimen fiscal de facturación requiere fundamentalmente de un software adaptado a las normas y estándares de la AFIP que permita generar dicho documento en formato electrónico.

En esencia, dicho software de gestión administrativa debe estar facultado para generar las facturas de las actividades comerciales con un código CAE (código de autorización electrónico) para que el mismo tenga validez ante la AFIP.

Otro importante requisito que debe llenar el software de gestión utilizado para generar la factura electrónica es su integralidad.

Dicha herramienta tecnológica debe tratarse de una solución integral que no solo genere este documento sino que además comprenda diversos módulos donde el mismo pueda ser procesado dentro de las diferentes tareas administrativas: contabilidad, sueldos, cuentas por cobrar…

Precisamente con la adopción de un sistema con capacidad de integración es que podrán apreciarse mejor los beneficios que brinda a las instituciones educativas el cumplimiento de la disposición legal de la AFIP respecto a uso obligatorio de la facturación electrónica.

Por ejemplo, ahora resultará más fácil contabilizar las facturas, ahorrándose un tiempo valioso en ello. Esto implica además que podrán disponer en menor tiempo y con mayor detalle de la información financiera que la administración necesita para asumir determinadas iniciativas.

En definitiva, la entrada en vigencia de la factura electrónica retribuye importantes beneficios a las organizaciones contribuyentes. Pero en el caso de las instituciones educativas esta obtención de beneficios dependerá de la integralidad del software de gestión administrativa utilizado.

La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente

La administración de instituciones educativas. Un proceso complejo y exigente

La administración de instituciones educativas es un proceso bastante complejo porque requiere trabajar con gran cantidad de información y variados subprocesos: Admisiones, sueldos, contabilidad, facturación… De allí que es muy conveniente contar con herramientas tecnológicas que aligeren y organicen esta gestión.

Llevar adelante la gestión y control de las múltiples tareas que se llevan a cabo en este tipo de organización de manera tradicional o manual se traduce a un conjunto de graves y desagradables problemas

¿Cuáles son las características de una gestión tradicional en la administración de instituciones educativas que derivan en problemas de tipo administrativo?

Uno de los problemas que encaran los centros educativos en su administración tiene que ver con la gestión fragmentada de las diferentes tareas logísticas, contables, financieras, educativas, comerciales… que se llevan a cabo en cada una de las áreas o departamentos.

Esta gestión fragmentada en la administración de instituciones educativas es la responsable especialmente de que la información no llegue a tiempo o al sitio donde debería llegar.

Asimismo, conlleva a que se pierda mucha e importante información. Por otro lado, los datos son tan abundantes y variados que el análisis de los mismos resulta difícil.

Ante este complejo escenario organizacional donde los empleados y usuarios no pueden localizar o acceder a la información necesaria, las áreas y departamentos se hacen anacrónicos y disfuncionales, repercutiendo esto gravemente en la eficiencia de la institución.

Son muchos los requerimientos administrativos y legales que impulsan a las instituciones educativas a buscar soluciones integrales que les permitan lograr dos propósitos fundamentales: 1) Cumplir con sus  funciones educativas y 2) mantenerse económicamente estables. 

Entre estos requerimientos por un lado están los propios de los organismos de control educativo y por otro lado están aquellos que impulsan a llevar una gestión administrativa contable organizada y transparente.

Ejemplos de estos requerimientos es el uso obligatorio de factura electrónica, la automatización de emisión de cuotas, presentación de estados de cuenta, entre otros.

Atender a tales requerimientos con un sistema administrativo tradicional y manual es prácticamente imposible.

Igualmente es inviable que en la administración de la institución se gestionen y controles subprocesos ligeramente automatizados (por ejemplo, sueldos) cuando otros son gestionados de manera manual. Esto conlleva a una mayor desorganización.

Muchos de los problemas por los que atraviesan las instituciones educativas que no dinamizan su gestión administrativa a través de soluciones integrales no solo están relacionados con su funcionamiento sino también con su proyección y consolidación en el tiempo.

Sencillamente las instituciones con este desfase administrativo tienden a la demora en los cumplimientos legales, lo cual les acarrea muchos inconvenientes con las autoridades educativas. Pero además, como desconocen a cabalidad su estado económico y financiero no pueden planificar mejoras o el desarrollo de nuevos programas.

¿Cómo las herramientas tecnológicas de gestión administrativa pueden optimizar el funcionamiento de las instituciones educativas?

Las organizaciones educativas requieren de una solución integral. Una herramienta automatizada que tome en cuenta todos los procesos administrativos que se llevan a cabo en la institución. Desde un proceso de inscripción automatizado del alumno, pasando por el proceso de resguardo y sincronización de información o la interacción con bancos y entes de cobro, hasta la emisión de reportes.

En otras palabras, estas organizaciones requieren de una solución informática que integre todos los procesos, de manera que se pueda gestionar, controlar y emitir la información de la manera más confiable y en el menor tiempo posible. 

Dicha solución está orientada a mejorar la productividad de los procesos de la institución de forma óptima, ágil y sencilla, permitiendo que se reduzca el tiempo empleado en cada tarea.

Es importante que este software se ajuste a las normas argentinas, previendo los cambios legales que periódica o circunstancialmente se producen, así como a las políticas de tu organización de forma rápida y segura.

¿Cuales son los beneficios que obtienen las instituciones educativas que implementan herramientas tecnológicas integrales a su gestión administrativa?

Básicamente se trata de aumentar la calidad de los procesos administrativos, financieros y logísticos que se llevan a cabo.

Uno de los beneficios es la tranquilidad de responder a la reglamentación de factura electrónica para dar un paso hacia la globalización de documentos.

Otro importante beneficio es el cumplimiento de las obligaciones fiscales en el tiempo convenido, a la vez que se reduce el elevado coste económico.

Por otro lado, contribuye en una reducción importante de pérdida de tiempo dedicada a tareas administrativas, a su vez que propicia una buena comunicación e información entre el personal y los usuarios.