En el módulo Alumnos debemos armar la estructura del colegio-instituto para después asignarle alumnos y conceptos.
Datos de la institución es desde donde configuraremos la estructura general del colegio o instituto con el que estamos trabajando.
Aquí nos pide:
Entidad propietaria: es la persona jurídica propietaria de la institución. Los datos que debemos configurar son básicos: nombre, calle, código postal, director, mail y sucursal. Aquí, también, tenemos uno de los datos más importantes para la facturación: Empresa de Cobros. Este dato indica cuál es la empresa que la institución ha habilitado para la cobranza de las cuotas. Este dato determinará la impresión del código de barras en el resumen de cuenta que se le entrega a las familias. Necesariamente tiene que ser una única empresa para toda la institución, y los datos de configuración del código de barras se encuentran en Comunes. Por las características técnicas de esta configuración, suelen ser definidos por los programadores.
Observemos ahora lo que queda de este submenú: Instituto, Nivel, Carrera, Año y división. Como ve, se trata de categorías que van de lo más general a lo particular. Configurando estos submenúes en este orden, quedará la estructura de la institución completamente armada.
Instituto contiene el o los institutos que forman parte de la entidad educativa. Recordemos que es muy frecuente que, en una escuela, los diferentes niveles sean institutos distintos, cada cual con su nombre e identidad propia. Los datos que solicita Solinte para la creación de un instituto son descriptivos y no presentan dificultades. Será importante, no obstante, prestar atención a los datos de porcentaje de subvención, sucursal contable y cuenta bancaria. El porcentaje de subvención si bien no es un dato que se utilice para cálculos, es obligación que figure en los resúmenes. La sucursal contable será con la que Solinte realizará, luego, los asientos correspondientes. La cuenta bancaria será la que se imprima en los resúmenes, para efectuar los pagos. El número de instituto para código de barras puede ser requerido por algunas empresas de cobranzas.
Nivel hace referencia a los distintos niveles presentes en la institución: jardín, primario, secundario, terciario, EPB, ESB, polimodal según corresponda. En este punto, recomendamos la creación de dos niveles más: uno para los ex alumnos, y otro para los ingresantes. De esta forma, todos los alumnos que hayan egresado de nuestra institución continuarán existiendo en la administración, permitiendo un seguimiento posterior y la toma de decisiones respecto de la situación contable del ex alumno. Por otro lado, todos los alumnos que ingresen para el próximo año, aunque todavía no tengan definido el curso al que se incorporarán, pasarán a formar parte de una única administración desde el primer día.
En los datos que Solinte pide para el nivel, destacamos el de la Sigla. Se trata de un resumen de la denominación del nivel, que saldrá impreso junto a cada concepto del recibo de la cuota. Recomendamos que sea una sigla clara, para facilitar la lectura de la familia
Carrera este dato es muy útil especialmente en algunos niveles: en EPB se utiliza para diferenciar EPB 1 de EPB 2, y en polimodal para distinguir las modalidades que la escuela tenga. En caso de no ser necesaria esta diferenciación (en caso del jardín, por ejemplo), el dato del nivel simplemente se repite en el campo de la carrera. Como esta configuración es escalable y de lo general a lo particular, para crear una nueva carrera deberemos indicarle a qué nivel y a qué instituto pertenece. Lo mismo ocurrirá a continuación, cuando establezcamos los años y divisiones que conforman nuestra institución.
Año y división Llegamos, entonces, a definir los años y divisiones que tendremos en nuestra institución. Si bien es un solo dato (cuarto A, por ejemplo), cargamos “cuarto” por un lado y “a” por otro, porque esto facilita luego algunas búsquedas y pedidos de reportes. Hay dos datos a los que debemos prestar especial atención cuando establecemos el año y división. Uno es el de Arancel Base Marzo que, si bien es informativo, en algunas provincias es una exigencia legal que debe aparecer en los recibos.
El otro dato, “seccion contable” es fundamental para aprovechar al máximo las funcionalidades de Solinte
Recordemos que la sección contable es la dependencia (escuela, talleres, entre otras) a la que corresponde, en este caso, un año y división. Completando este dato, luego podremos tender una administración detallada de las distintas secciones de nuestra institución.
En caso de que quede sin completar, tal como sucede en otros sectores de Solinte, el sistema interpretará que el movimiento corresponde a la sucursal en general.
Hemos visto cómo se construye la estructura para la administración de los alumnos en Solinte. Haciendo clic en “Listar”, desde año y división, podremos observar cómo ha quedado el trabajo realizado. Tenemos, entonces, en forma de árbol, el instituto con sus niveles, sus carreras y sus años y divisiones.
