Cerrar ejercicio contable y abrir nuevo
Contenido
Generar asientos de Cierre
Antes de proceder a realizar el cierre debemos setear el ejercicio contable.
Dentro del menú Contabilidad -> Datos fijos y seteos -> Datos fijos Empresa.
Click en Modificar.
Y setearemos el campo:
Cierre del ejercicio: 31/12/2017.
Última emisión del Diario: 31/12/2016.
Luego click en Guardar.
Luego de adecuar la fecha de cierre del ejercicio, vamos al menú Cierre -> Generar asientos de cierre siempre dentro del módulo Contabilidad.
Se presentará la pantalla del proceso de generar asientos de cierre.
A modo de control verificamos que la fecha de cierre del ejercicio sea la correcta. En caso contrario, debemos repetir el paso anterior, en la que revisaremos los datos para ver si son correctos.
Luego, click en Generar.
El proceso irá informando los resultados que va obteniendo, por ejemplo:
Realizará una verificación de los saldos totales de las cuentas DE RESULTADOS, sumando el acumulado al Debe y el acumulado al Haber para detectar errores.
Si todo está bien mostrará el siguiente mensaje:
Realizará una verificación de los saldos totales de las cuentas PATRIMONIALES, sumando el acumulado al Debe y el acumulado al Haber para detectar errores.
Si todo está bien mostrará el siguiente mensaje:
En caso de presentarse algún tipo de error, será informado con el siguiente mensaje y el proceso se cancelará sin generar el cierre y apertura:
Si el proceso es repetido por un error o porque realmente se quiere generar nuevamente, la situación será advertida de la siguiente manera tanto para el cierre como para la apertura:
En pantalla quedará el informe de los pasos realizados que tendrá un formato similar al siguiente:
Al finalizar este proceso, en el sistema estarán generados los asientos de CIERRE del presente ejercicio y estarán generados los asientos de APERTURA que se utilizarán en el siguiente ejercicio.
Subir copia de seguridad
Sugerimos subir una copia de seguridad de tal manera que se asegure la preservación de la información al cierre del ejercicio.
También podrá realizar una copia de seguridad en el medio que utilice habitualmente.
Crear nuevo ejercicio
Para crear un nuevo ejercicio, debe seguir los siguientes pasos:
Dentro del módulo Contabilidad -> Cierre -> Generar nuevo ejercicio...
La contabilidad del año 2018 se llevará en una carpeta distinta.
El único cambio con respecto al nombre anterior será respecto a la indicación del año a procesar.
El nombre se formará así: ODN18nn, donde nn es el número de casa asignado.
Para que el sistema le permita crear el nuevo ejercicio, debe haberse cerrado previamente el ejercicio anterior.
De no cumplirse esta condición, le aparecerá el siguiente mensaje de error y deberá realizar los pasos indicados anteriormente.
Si por un error intenta crear nuevamente el mismo ejercicio, el sistema le advertirá de la siguiente manera:
Si el cierre del ejercicio anterior fue correcto, se ejecutará un proceso que creará los nuevos directorios o carpetas.
Al finalizar el mismo verá una pantalla similar a la siguiente:
Luego de informar que el nuevo ejercicio ha sido creado con éxito, habrá finalizado este paso.
Ejecutar Solinte
En la pantalla de ingreso se decide con que carpeta se trabajará.
El único cambio con respecto al nombre anterior será en lo referido a la indicación del año a procesar.
El nombre se formará así: ODN18nn (nn es el número de casa asignado)
Al completar el nombre de la carpeta, inmediatamente el sistema realizará la siguiente pregunta a la que responderemos Si.
Si comete algún error en el nombre de la carpeta, si la misma no existe o no está habilitada para la contabilidad, aparecerá un error del siguiente tipo:
Click en Cancelar, y a continuación deberá ingresar nuevamente al sistema.
Si no se presentaron errores, el programa se ejecutará normalmente.
Si presta atención a la línea superior, observará que el nombre de la carpeta y la fecha de cierre corresponden al nuevo ejercicio:
De manera automática, el proceso de generación del nuevo ejercicio ha modificado las fechas de referencia en la apertura, cierre y última emisión del libro diario.
Recordemos que el sistema controlará que todos los asientos que se carguen correspondan al período que se encuentra entre las siguientes fechas:
• Fecha de última emisión libro diario.
• Fecha de cierre de ejercicio.
Registrar asiento de cierre desde archivo
Desde el ejercicio que estamos cerrando vamos a registrar el asiento de cierre. Para ello, dentro del módulo Contabilidad -> Asientos -> Registrar desde archivo.
Click Examinar.
Se presentará el siguiente cuadro de diálogo de Windows en el que seleccionaremos el archivo: CI1801nn.DBF (nn es el número de casa)
Haciendo doble click sobre el archivo o seleccionando el botón Abrir, volveremos a la pantalla anterior, en la que aparecerá el nombre del archivo a registrar.
Se verá de la siguiente manera:
Tildamos la opción “Deseo repasar asientos registrados ya anteriormente” y damos click en Registrar. Aparecerá un mensaje similar al siguiente:
El sistema le informará si se presentaron problemas durante el registro y, si corresponde, de qué tipo de error se trata.
Registrar asiento de apertura desde archivo
Desde el ejercicio que estamos abriendo vamos a registrar el asiento de apertura. Para ello, dentro del módulo Contabilidad -> Asientos -> Registrar desde archivo.
Click Examinar.
Se presentará el siguiente cuadro de diálogo de Windows en el que seleccionaremos el archivo: AP1801nn.DBF (nn es el número de casa)
Haciendo doble click sobre el archivo o seleccionando el botón Abrir, volveremos a la pantalla anterior, en la que aparecerá el nombre del archivo a registrar.
Se verá de la siguiente manera:
Tildamos la opción “Deseo repasar asientos registrados ya anteriormente” y damos click en Registrar. Aparecerá un mensaje similar al siguiente:
El sistema le informará si se presentaron problemas durante el registro y, si corresponde, de qué tipo de error se trata.
Registrar asientos entre fechas
A continuación debemos registrar los asientos correspondientes al ejercicio 2018.
Dentro del módulo Contabilidad -> Asientos -> Registrar entre fechas.
--> Tildamos “Deseo repasar asientos registrados ya anteriormente” y hacemos click en Registrar.
Consistencia de la contabilidad
Dentro del módulo Contabilidad -> Reportes -> Control de saldos.
Se abrirá el siguiente reporte:
Debe comprobar que la columna de diferencia se encuentre vacía.
Algunas recomendaciones
El arqueo de la planilla de CAJA DIARIA, debe hacerse y detallarse con el cierre de cada día.
• Realizar las conciliaciones bancarias en forma mensual.
• Registrar las cuotas de alumnos por el método de lo devengado.
• Registrar las subvenciones por el método de lo devengado.
Es decir, registrarla como SUBVENCIONES A COBRAR en el momento que se genera el derecho y cancelar ese crédito cuando efectivamente se cobra.
• Imputar correctamente las cobranzas de créditos del ejercicio anterior, en especial las Subvenciones a cobrar, cuotas de alumnos, etc.
• Registrar sueldos y cargas sociales por el método de lo devengado.
Es decir, registrar la deuda cuando se genera la obligación (al final de cada mes) y registrar su cancelación cuando efectivamente se paguen los sueldos o se depositen las cargas sociales.
• Imputar correctamente los pagos de deudas del ejercicio anterior, en especial las deudas de sueldos, aportes, etc.
