Módulo Alumnos

Módulo Alumnos

El módulo Alumnos de Solinte es con el que podrá llevar adelante la administración de toda la matrícula de la institución educativa: los alumnos actuales, los ex alumnos y los ingresantes, aún cuando todavía no tengan definido el curso al que ingresarán.

Desde el primer momento de la relación entre la institución y el alumno, usted podrá registrar los movimientos administrativos en Solinte: inscripciones, aranceles, cuotas, becas, entre otros. Esos movimientos, podrán perdurar por siempre, dando como resultado una historia completa de ese vínculo.

Datos Fijos

El primer menú que vemos es Datos Fijos. Este menú se carga una única vez, y rara vez se lo modifica.

Desde aquí accedemos a dos submenúes:

Auxiliares

Provincias

Contiene el listado de las provincias con las que trabajamos. Ejecuta la misma tabla que podemos revisar desde el menú Comunes.

Medios de Pago

Contiene el listado de los Medios de Pago que pueden utilizarse. Cada medio de pago requiere un convenio con su entidad comercializadora para poder ser utilizado. Esta tabla es una table de referencia del sistema y en general se actualizará de manera automática cuando sea necesario con la actualización del sistema.

Datos de la Institución

Datos de la institución es desde donde configuraremos la estructura general del colegio o instituto con el que estamos trabajando.

Entidad propietaria

Entidad Propietaria es la persona jurídica propietaria de la institución. Los datos que debemos configurar son básicos: nombre, calle, código postal, director, mail y sucursal.

Aquí, también, tenemos uno de los datos más importantes para la facturación: Empresa de Cobros. Este dato indica cuál es la empresa que la institución ha habilitado para la cobranza de las cuotas. Este dato determinará la impresión del código de barras en el resumen de cuenta que se le entrega a las familias. Los datos de configuración del código de barras se encuentran en Comunes. Por las características técnicas de esta configuración, suelen ser definidos por los programadores.

Instituto

Contiene el o los institutos que forman parte de la entidad educativa. Recordemos que es muy frecuente que, en una escuela, los diferentes niveles sean institutos distintos, cada cual con su nombre e identidad propia. Los datos que solicita Solinte para la creación de un instituto son descriptivos y no presentan dificultades. Será importante, no obstante, prestar atención a los datos de porcentaje de subvención, sucursal contable y cuenta bancaria. El porcentaje de subvención, si bien no es un dato que se utilice para cálculos, es obligación que figure en los resúmenes. La sucursal contable será con la que Solinte realizará, luego, los asientos correspondientes. La cuenta bancaria será la que se imprima en los resúmenes, para efectuar los pagos. El número de instituto para código de barras puede ser requerido por algunas empresas de cobranzas.

Nivel

Hace referencia a los distintos niveles presentes en la institución: jardín, primario, secundario, terciario, EPB, ESB, polimodal según corresponda. En este punto, recomendamos la creación de dos niveles más: uno para los ex alumnos, y otro para los ingresantes. De esta forma, todos los alumnos que hayan egresado de nuestra institución continuarán existiendo en la administración, permitiendo un seguimiento posterior y la toma de decisiones respecto de la situación contable del ex alumno. Por otro lado, todos los alumnos que ingresen para el próximo año, aunque todavía no tengan definido el curso al que se incorporarán, pasarán a formar parte de una única administración desde el primer día. En los datos que Solinte pide para el nivel, destacamos el de la Sigla. Se trata de un resumen de la denominación del nivel, que saldrá impreso junto a cada concepto del recibo de la cuota. Recomendamos que sea una sigla clara, para facilitar la lectura de la familia

Carrera

Este dato es muy útil especialmente en algunos niveles: se utiliza para diferenciar las modalidades que la escuela tenga. En caso de no ser necesaria esta diferenciación (en caso del jardín, por ejemplo), el dato del nivel simplemente se repite en el campo de la carrera. Como esta configuración es escalable y de lo general a lo particular, para crear una nueva carrera deberemos indicarle a qué nivel y a qué instituto pertenece. Lo mismo ocurrirá a continuación, cuando establezcamos los años y divisiones que conforman nuestra institución.

Año y división

Llegamos, entonces, a definir los años y divisiones que tendremos en nuestra institución. Si bien es un solo dato (cuarto A, por ejemplo), cargamos `4` por un lado y `A` por otro, porque esto facilita luego algunas búsquedas y pedidos de reportes. Hay dos datos a los que debemos prestar especial atención cuando establecemos el año y división. Uno es el de Arancel Base Marzo que, si bien es informativo, en algunas provincias es una exigencia legal que debe aparecer en los recibos. El otro dato, `seccion contable` es fundamental para aprovechar al máximo las funcionalidades de Solinte.

Recordemos que la sección contable es la dependencia (escuela, talleres, entre otras) a la que corresponde, en este caso, un año y división. Completando este dato, luego podremos tender una administración detallada de las distintas secciones de nuestra institución. En caso de que quede sin completar, tal como sucede en otros sectores de Solinte, el sistema interpretará que el movimiento corresponde a la sección general.

Hemos visto cómo se construye la estructura para la administración de los alumnos en Solinte. Haciendo clic en `Listar`, desde año y división, podremos observar cómo ha quedado el trabajo realizado. Tenemos, entonces, en forma de árbol, el instituto con sus niveles, sus carreras y sus años y divisiones.

Datos Alumnos

Tenemos aquí toda la información puntual de cada alumno.

Datos fijos - AMB Alumnos

En Datos fijos se dan de alta, modifican o bajan alumnos de la institución. En la sección inferior, figuran cuatro pestañas con la información del alumno.

La parte superior de la pantalla de los datos fijos de los alumnos presenta el listado de personas que componen la matrícula de la institución. El sistema nos permite filtrar por curso e incluso por alumno, para seleccionar uno y realizar, en las pestañas, las modificaciones que sean necesarias.

Datos fijos del Alumno

En la pestaña datos fijos, los datos obligatorios son la clave, que es el número de legajo del alumno, el apellido y los nombres, el tipo de documento, el sexo, la marca de si el alumno está activo (esto hará que se le emita o no el recibo) y el código postal. Son todos datos que el sistema sí o sí necesitará al momento de generar las cuotas y emitir los resúmenes de cuenta.

Solinte recomienda que el número de legajo sea de cinco cifras, de las cuales, las dos primeras, correspondan al año de ingreso. De esta forma los alumnos quedarán automáticamente agrupados por cohortes, y nos permitirá realizar análisis y tomar decisiones al momento de solicitar los reportes.

Además, prestemos especial atención al número que indicaremos como Grupo Familiar. Solinte sugiere, por cuestiones de organización, que el número de grupo familiar sea el mismo que el número de legajo del primer hijo de una familia. No obstante, cada institución puede optar por llevar adelante el criterio que considere más apropiado.

Fotografía del Alumno

Se puede asignar una fotografía al alumno para la impresión de carnets en instituciones que requieran esta manera de identificación para alguna de sus instalaciones o servicios.

Observaciones

Las observaciones asociadas a una cuenta corriente son visibles únicamente por los usuarios del sistema autorizados en la administración. Se pueden incluír observaciones útiles para referencias futuras para los cajeros al momento de cobrar.

Grupo Familiar

Remarcamos la importancia de la carga del dato `Grupo familiar` porque luego nos permitirá realizar bonificaciones a hermanos, descuentos especiales, entre otras. Por su parte, la pestaña Grupo Familiar, nos propone cargar la información de tres personas: el padre, la madre y el tutor. Nuevamente, no son datos obligatorios, pero dado que la estructura de Solinte es modular, cuando en un futuro se incorpore un módulo de Secretaría de Alumnos, estos datos serán de suma importancia para, por ejemplo, saber quiénes son las personas autorizadas para retirar al alumno de la institución.

Datos de Facturación

Para cumplir con las exigencias formales y tributarias, los datos del Responsable de Pago se cargan en esta pestaña. También se pueden cargar desde la opción de este mismo menú Responsables de Pago

Conceptos

Los conceptos contables asignados a un alumno en particular se pueden consultar desde esta pestaña, y saber además en qué cuenta y sección contable están siendo imputados los movimientos de su liquidación.

Reasignar Alumno/s

Esta pantalla nos permite de manera intuitiva reasignar un alumno (o selección de alumnos) de un Curso a Otro.

Los alumnos seleccionados en el curso elegido en la mitad izquierda de la pantalla serán reasignados al curso elegido en el menú desplegable de la mitad derecha de la pantalla.

Responsables de Pago

Esta pantalla es utilizada para la carga de datos de facturación que luego serán asignados a los distintos alumnos. Además, para el envió de mail con comprobantes se pueden cargar las direcciones de correo de quienes vayan a recibir una copia del comprobante (tantos como permita la extensión de la celda, separadas por un espacio en blanco).

Conceptos de Alumnos

Habiendo visto en profundidad el menú Datos para cálculos, debemos volver a Datos alumnos, al submenú Conceptos de alumnos. Sabemos ahora que, continuando nuestro trabajo de lo general a lo particular, indicaremos desde aquí cuáles son los conceptos que, alumno por alumno, deberá liquidar el sistema.

En Cargar conceptos, vemos una pantalla con tres partes principales. Arriba a la izquierda, se presenta el listado de los conceptos que, anteriormente, habilitamos para el curso al que pertenece ese alumno. En la parte inferior, vemos cuáles de esos conceptos efectivamente están cargados para este alumno. Recordemos: Únicamente podremos cargarle conceptos que su curso tenga disponible. Finalmente, en el sector superior derecho de la pantalla podremos modificar concepto por concepto el valor o porcentaje que aplica al alumno con el que estamos trabajando. Si anteriormente, al momento de cargar los conceptos a las divisiones, dijimos al sistema que también se los cargue a los alumnos, aquí no tendremos más que modificar aquellos conceptos que, como las becas, se aplican a casos muy puntuales.

Es importante que nos detengamos un momento para profundizar en el tema de las becas. Solinte recomienda que, como concepto, se le cargue a todos los cursos y divisiones de la institución, en valor 0 y al 0%. Luego, desde esta pantalla de cargar conceptos a los alumnos, seleccionamos al estudiante que becaremos, marcamos el concepto en la parte inferior, y colocamos el valor o porcentaje de la beca. Si necesitamos que la beca ?o cualquier otro concepto- tome un valor fijo, y que no tenga en cuenta a las fórmulas, marcamos la opción ?precalculado?. En el caso puntual de las becas, es importante que recordemos colocar el valor en negativo, ya que lo que necesitamos es que reste. Ahora, cliqueando OK, y luego ?re-calcular?, tendremos el nuevo valor de la cuota de ese alumno.

Al igual que cuando duplicamos los conceptos para un curso, también podemos duplicar conceptos entre los alumnos. Es decir que podemos trabajar en detalle los conceptos de un alumno, y luego simplemente copiárselos a los otros estudiantes que tengan idénticas características a estos fines. Si bien es cierto que con este mecanismo puede realizarse el trabajo de becar a todos los alumnos que tengan ese beneficio, el uso ha demostrado que generalmente se prefiere modificar, caso por caso, el concepto ?becas? en los alumnos a quienes apliquen, ya que generalmente no son grandes cantidades, y brinda al usuario mayor seguridad en su trabajo. Ambos mecanismos, insistimos, son válidos y están habilitados en Solinte.

Marcar precalculados: anteriormente hicimos el proceso de ?precalculado? para un concepto de un alumno. Desde este submenú, en cambio, podemos definir que uno de los conceptos, para un grupo de alumnos que definamos, tomará el valor nominal que definamos, en lugar de la fórmula correspondiente.

Eliminar conceptos: con esta opción, podremos seleccionar uno o varios alumnos, y eliminarle de sus liquidaciones uno o varios conceptos. Siempre, con las teclas Shift y control para las selecciones múltiples.

Listar conceptos: nuevamente, vemos la pantalla de búsqueda de este módulo. En este caso, a las opciones de siempre, se suman dos filtros más: rango de alumnos y rango de conceptos, para permitir un mayor detalle en el resultado.

Listados de alumnos

Este menú tiene tres listados: de alumnos, de alumnos y familiares y de grupos familiares. Tanto en estas pantallas, como en todas las que utilicemos para filtrar o realizar procesos en el módulo de Alumnos, los datos que nos solicita son los mismos: cuáles son los institutos, niveles, carreras y años y divisiones que queremos filtrar, o a los que necesitamos realizarle algún proceso. Variará la parte derecha de esta pantalla que, según el caso concreto, dará la posibilidad de realizar filtrados u opciones que permitan un trabajo más fino y ajustado a las necesidades.