Revisión del 10:59 22 may 2017

Cargar asientos con subpases en subdiarios

Tomamos como ejemplo el siguiente: A un alumno se le ha omitido la facturación de la inscripción por $ 72.

Dentro del Menú Contabilidad -> Asientos -> AMB Asientos

NUEVO ASIENTO

Nos permite crear un NUEVO ASIENTO

Comenzaremos cargando los siguientes datos:

Fecha: la que corresponde a la modificación que necesito hacer. Número: el sistema propone el número de asiento. Tipo: 5 (normal) Inflación: 0 (asiento nominal)

A partir de esa carga, nos permite comenzar a trabajar con los pases del asiento. El primer pase será en la cuenta 507: Inscripciones escolares, en el Haber.

El siguiente pase será en la cuenta 555: ALUMNOS –CUOTAS A COBRAR, en el Debe.

Inmediatamente se abrirá la pantalla que corresponde al subdiario de alumnos para que podamos cargar el importe al alumno (o a los alumnos si fueran varios) que corresponden:

Al confirmar el pase (en este ejemplo se trata de un solo alumno) veremos que la pantalla queda de la siguiente manera:

Si la diferencia es CERO, me permitirá seleccionar el botón Salir Grabando, saliendo de la carga de subpases para volver a la pantalla de carga de la contabilidad general.

En esa pantalla se presentan las opciones

Cargar pases de un asiento

Para continuar cargando movimientos.

Borrar pases de un asiento

Para borrar movimientos o pases del asiento.

Modificar pases de un asiento

Para modificar movimientos o pases del asiento.

Listar asientos completos

Si selecciona esta opción, se presentará la siguiente pantalla, en la que “tildará” la opción COMPLETO para ver un listado como este:

Listar el estado de asientos

En la misma pantalla anterior, “tildará” la opción ESTADO y verá un listado similar al siguiente:

Abandonar un asiento

Si se selecciona Abandonar el asiento, se perderá totalmente y no se podrá recuperar de ninguna manera. Por ello conteste adecuadamente al siguiente mensaje:

Salir grabando o finalizar un asiento

Si se selecciona Salir Grabando, finaliza la carga del asiento, previo control de cada uno de los pases y de los totales, quedando preparado para su posterior procesamiento. Si el asiento tiene algún error, se impedirá su finalización y aparecerá un mensaje similar al siguiente:

REGISTRAR ASIENTOS

Los asientos cargados quedan almacenados en forma de “borrador” o transitorio. Sus movimientos solo se incorporarán a la contabilidad (y a las cuentas corrientes de alumnos, deudores, acreedores, etc.) cuando se proceda a REGISTRAR esos asientos.

Dentro del Menú Contabilidad -> Asientos -> Registrar entre fechas

Aparecerá una pantalla similar a la siguiente que propondrá: El rango de fechas a registrar (se suele dejar el propuesto) Los números de asientos desde y hasta los que se quiere registrar (se suele dejar del o al 999)

Luego de avisar mediante un mensaje que está Registrando ... Aparecerá el siguiente mensaje indicando que la Registración fue realizada.

Recordamos que no es necesario registrar asiento por asiento, puede hacerse al finalizar un grupo de asientos cargados por teclado, generados desde la caja o generados desde cualquier otro sistema.

Si los asientos no se registran, la información cargada en los mismos NO SE VERÁ en los listados de la contabilidad o de las cuentas corrientes.

ALGUNOS DE LOS CASOS MÁS FRECUENTES

CASO 1: Falta Facturarle la inscripción a un alumno:

Tomamos como ejemplo el siguiente: A un alumno se le ha omitido la facturación de la inscripción por $ 72. Esto pudo ocurrir por un error o porque el alumno se incorporó más tarde al colegio, después que ya hemos generado la inscripción para todos los alumnos.

Solución por sistema de contabilidad:

Tenemos que hacer un asiento del siguiente tipo: Fecha: la que corresponde a la modificación que necesito hacer, procurando que sea una fecha similar a aquella en la que se facturaron las inscripciones a todos los alumnos. Número: el sistema propone el número de asiento. Tipo: 5 (normal) Inflación: 0 (asiento nominal)

Solución por sistema de caja

Si bien es difícil utilizar esta solución por la diferencia de fechas (normalmente debemos hacer esta registración unas semanas o unos meses después que se ha factura la inscripción a todo el colegio) se puede hacer de la siguiente manera:

Para tener en cuenta en el sistema de alumnos:

Para la próxima generación de inscripciones debemos tener en cuenta que el alumno tenga cargado el concepto correspondiente a MATRÍCULA ANUAL.

CASO 2: Faltó cargarle la beca a algún alumno

Tomamos como ejemplo el siguiente: A un alumno se le ha omitido la registración de la beca por $ 25. Esto pudo ocurrir por un error (el alumno no tenía cargado el concepto de beca al momento de generar la facturación de la cuota desde el sistema de alumnos) o porque nos informaron más tarde de su situación de becario, después que ya hemos generado la cuota mensual para todos los alumnos.

Solución por sistema de contabilidad

Tenemos que hacer un asiento del siguiente tipo: Fecha: la que corresponde a la modificación que necesito hacer, procurando que sea una fecha similar a aquella en la que se cargaron las becas para todos los alumnos. Número: el sistema propone el número de asiento. Tipo: 5 (normal) Inflación: 0 (asiento nominal)

Solución por sistema de caja

Si bien es difícil utilizar esta solución por la diferencia de fechas (normalmente debemos hacer esta registración unas semanas o unos meses después que se ha factura la inscripción a todo el colegio) se puede hacer de la siguiente manera: